Rådmann og støttetjenestene består av rådmann og kommuneoverleger, samt støttetjenestene økonomi, personal og kommunikasjon og demokrati. I tillegg føres en del felleskostnader her, som sentrale pensjonsføringer og forsikringer.
Økonomi
Rådmann og støttetjenestene har et mindreforbruk etter avsetninger på kr 11,1 mill. i 2020.
Mindreforbruker er knyttet opp mot betydelig lavere pensjonskostnader enn budsjettert. Pensjon til lærlinger, ble avtalefestet i 2019, men ikke budsjettert for i 2020.
Kjøp av varer og tjenester har et merforbruk på kr 6,5 mill. Dette er i stor grad bruk av konsulentbistand til avklaring av juridiske spørsmål av en art kommunen ikke har egen juridisk kompetanse til å avklare, samt bruk av konsulentbistand ifm. IT og digitaliseringsprosjekter.
Avvik på overføring og tilskudd til og fra andre er ikke-budsjettert merverdiavgift.
Økonomiavdelingen
Arbeidsgiver
Økonomiavdelingen har ansvar for budsjettprosessen, regnskapsføring, rapportering og innkjøp.
2020 har vært et år preget av endring for økonomiavdelingen. Først og fremst gjelder det innføring av nytt regnskapssystem etter at avtalen med Agresso gikk ut. Fra 1. mai bruker kommunen det skybaserte regnskapssystemet Xledger som eneste kommune i Rogaland. Overgangen har vært noe mer komplisert enn forventet, men ved inngangen av 2021 anser en systemet som fullstendig operativt. I retrospekt ser en at ressursavsetningen for overgangsprosessen har vært for liten, og at trykket på økonomiavdelingen derfor har vært større enn ønsket.
I tillegg har økonomiavdelingen tatt i bruk nytt innkjøpssystem og nytt budsjettsystem i løpet av året.
Kommunens økonomisjef gjennom mange år pensjonerte seg 1. desember, og ny økonomisjef er på plass fra samme dag.
Covid-19
Under pandemien har de ansatte i økonomiavdelingen hatt mulighet til å arbeide hjemmefra. Nødvendig utstyr har blitt stilt til rådighet. Enkelte har valgt konsekvent hjemmekontor, enkelte har valgt en hybridmodell, mens noen har ønsket å være fysisk tilstede på kontoret.
Arbeidspressmessig har pendemien satt ekstra trykk på avdelingen med rapportering i forbindelse med søknader om skjønnsmidler. I tillegg er en del prosjekter og velferdstiltak satt på vent.
Personal og organisasjon
Tjenesteområdet hadde i 2020 ett regnskap som viste et mindreforbruk på 16,3%. Hovedårsaken til positivt resultat, er blant annet høyere driftsinntekter gjennom overføringer og tilskudd fra andre.
Sykefraværet er for høyt, og nærværet i kommunen må opp. Som videreføring av prosjekt fra 2017 har vi valgt å delta i IA bransjeprogram for barnehager og sykehjem. Dette er et partssamarbeid, og har som mål å redusere fraværet og hindre frafall fra arbeidslivet. Ut over dette jobbes det aktivt med å utvikle den systematiske HMS i kommunen, blant annet gjennom kvalitetsarbeid og aktiv lederstøtte.
Corona har reist noen spørsmål knyttet til arbeidsgiverrollen vi ikke har vært borte i tidligere. Gjennom god dialog, både med KS, ledere, medarbeidere og tillitsvalgte har vi likevel funnet gode svar og løsninger på det meste. Det Coronarelaterte fraværet i kommunen utgjør 0,7% av det samlede fraværet i kommunen som var på 8,9% i 2020.
Med tanke på å møte fremtidens utfordringer knyttet til demografi og økte behov for kommunale tjenester, herunder utfordring knyttet til å beholde og rekruttere nødvendig fagkompetanse, startet vi i 2020 prosessen med å utarbeide vår egen arbeidsgiverstrategi. Vi har som mål å bli en enda mer attraktiv kommune å jobbe i, dette fordrer en profesjonell arbeidsgiver som setter medarbeiderne i sentrum.
Avdelingen har jobbet med å effektivisere noen av tjenestene sine gjennom digitalisering, og har i 2020 blant annet fått på plass etterlengtet e-signering, og gått til anskaffelse av nytt rekrutteringssystem.
Tiltak i vedtatt budsjett 2020 for tjenesteområdet Personal og organisasjon
Tiltak 131: Styrking av personal, innkjøp og økonomifunksjon
Ny HMS/ personalrådgiver er ansatt og er i gang med arbeidet i videreutvikling av systematisk HMS arbeid. Dette håper man på sikt vil bidra til økt nærvær, mindre bruk av BHT da en ønsker å heve kompetanse på forebyggende arbeid i kommunen.
Arbeidsgiver
Covid-19
Avdelingen har gjennom 2020 måttet håndtere de utfordringer som har vært knyttet til arbeidsgiverrollen under Coronapandemien. Dette har blant annet vært spørsmål knyttet til:
• Lov og avtaleverk
• Smittevern og regler
• Ferieavvikling/ reiser utenlands
• Beredskap og vaktordninger
• Kompensasjoner
Pandemien har medført noe merarbeid på avdelingen knyttet til å innhente data på fravær relatert til Corona, og refusjonssøknader i knyttet til dette.
Flere av våre prosesser i f.ht bistand ute i organisasjonen har blitt utsatt eller satt på vent, eller gjennomført digitalt. Konkret har IA-dag, AKAN dag og utvidet ledermøte også blitt avlyst pga pandemien og smittevernstiltak.
Ut over dette har pandemien også gitt oss noen fordeler sett i f.ht læring og utvikling knyttet til fleksibilitet, tilgjengelighet, digitalisering og bruk av ulike verktøy i vår samhandling med organisasjonen. Vi har måttet tenke nye måter å løse våre oppgaver på – hvilket har gitt positive effekter også.
Kommunikasjon og demokrati
Kommunikasjon og demokrati består av Servicetorg, Dokumentsenter, Politisk sekretariat, It og kommunikasjon.
Korona-pandemien har preget tjenesteområdet, slik den har preget resten av kommunen. Det har vært arbeidskrevende, til tider utfordrende og utmattende, men på samme tid givende. Givende fordi vi ser at vi betyr noe, at hver enkelt medarbeider i tjenesteområdet er viktig i å holde sentrale funksjoner i gang. Og vi har klart nettopp det, å holde driften oppe på et så normalt nivå som mulig. Vi har holdt dørene til kommunen oppe, vi har holdt telefonen åpen, og vi har kommunisert på alle digitale flater som vi skal. Vi har vært utegående reporter og vi har avholdt pressekonferanser. Ingen politiske møter har vært avlyst pga korona, vi har raskt funnet nye løsninger for gjennomføring.
IT har skaffet alt utstyr alle har hatt behov for til hjemmekontoret. Og ikke nok med det, under pandemien har vi innført nye systemer i kommunen, som Microsoft 365 og Public 360. Planer og tidsskjema ble endret, flater for opplæring ble endret, men likevel fikk vi det til. Vi har holdt digitaliseringstrykket oppe, og vi har nytt belønningen av det umiddelbart siden gode digitale løsninger har vært et must under pandemien.
Tiltak i vedtatt budsjett 2020 for tjenesteområdet Kommunikasjon og demokrati
Kommunikasjon og demokrati jobber med å gjennomføre tiltak i digitaliseringsstrategien (og budsjett). Dette har m.a.blitt gjort i 2020:
-
Innføring av Microsoft 365 (nytt digitalt verktøy for hele organisasjonen)
-
Innføring av nytt sak-og arkivssystem Public 360
-
Oppstart nytt intranett (internkommunikasjon)
-
SvarInn for barnevern (raskere dokumentflyt)
-
Randaberg helsesenter (dataløsninger)
Arbeidsgiver
Kommunikasjons og demokrati har en god og solid bemanning, med svært høy kompetanse. Kollegiet er stabilt, med lavt sykefravær. Men siden området er relativt lite blir en sårbar ved sykdom.
Alle stillingsressursene innehar mye spisskompetanse og selv om alle er flinke til å trå til der det trengs, er det uunngåelig å merke et lenger sykdomsforløp i avdelingen. Da er det ofte utviklingsarbeid som ikke blir prioritert. En slik utfordring står vi ikke alene om, drift tar ofte hele arbeidstiden. Faren med det er at en da lett kan miste medarbeidere til større og mer robuste organisasjoner, der det både er større driftsmiljøet og utviklingsmiljøer.
Heldigvis opplever vi ikke stor turnover på vårt tjenesteområde, men det er en problemstilling en skal være bevisst på. Samarbeid mellom kommuner kan kompensere for manglende større utviklingsmiljø. For eksempel har vi gått sammen med flere kommuner i anskaffelsesprosesser, det sparer kommunen for ressursbruk og det gir utvikling for medarbeidere - og ikke minst får kommunen et bedre produkt til slutt.
Covid-19
Som i resten av organisasjonen har pandemien preget Kommunikasjon og demokrati i 2020. Særlig innen kommunikasjon har arbeidspresset vært stort, med kontinuerlig oppfølging av situasjonen. Vi har prioritert ekstern kommunikasjon og mener vi har til enhver tid hatt en 100% oppdatert hjemmeside. Under pandemien har vi jobbet både lokalt og regionalt, lokalt i svært tett samarbeid med smittevernoverlegene, regionalt sammen med de andre kommunikasjonsavdelingene i Sandnes, Sola og Stavanger, samt i gruppe for forskriftsarbeidet. Kommunalsjefen for KoD har vært representert inn i den regionale forskriftsgruppa, noe som har styrket kommunikasjonsarbeidet. Også politisk sekretariat har hatt merarbeid knyttet til pandemien, med mer tilrettelegging og bistand med digitale møter og flytting av kommunestyret til Varen. Smittevern har krevd mer sekretærressurser enn normalt.
For It-avdelingen resulterte brei innføring av hjemmekontor under lock-downen i mars merarbeid. Flere trengte nytt utstyr som måtte bestilles, og flere trengte support.
Alle ansatte på KOD har gjort en stor innsats for å holde driften oppe gjennom hele pandemien. Arbeidsoppgaver har blitt utført på nye måter, kreativitet sammen med smarte, digitale løsninger har holdt hjulene i gang. Noe utviklingsarbeid har blitt satt på vent, eller utsatt som for eksempel arbeidet med delegeringsreglement, kommunikasjonsstrategi og kommunestyrets reglement. Disse kommer i løpet av 2021.