1 Helse og velferd
1.1 Oppsummering
Prognose ved utgangen av året er beregnet til 6,14 millioner kroner i merforbruk.
Heldøgntjenesten har økt kapasiteten gjennom realisering av midler som var satt av til leie av sykehjemsplasser i annen kommune. Gitt budsjettjustering for oppstart Landsbyhjemmet, og redusert driftsbudsjett Randaberg sykehjem tilsvarende to plasser, beregnes prognose overforbruk 5,5 millioner for heldøgntjenesten.
Hjemmetjenesten har økt tjenestebehov, beregnet prognose er merforbruk på 1,5 millioner kroner. Bolig- og avlastningstjenesten har driftskostnader som per første tertial tilsier balanse ved utgangen av året. Psykisk helse og rus-tjenestene har driftskostnader som første tertial tilsvarende 586 000 i merforbruk. Kommunedirektøren venter forventer at virksomheten oppnår balanse innen utgangen av året.
Tjeneste- og koordineringskontoret har merforbruk på 1,6 millioner knyttet til utskrivningsklare pasienter på sykehuset. Prognose ved utgangen av året er 2 millioner kroner i merforbruk. Refusjon for ressurskrevende tjenester er i balanse per førstetertial, men avregning for 2022 vil gi et overskudd på 2 millioner kroner. Kjøp fra andre (private) er beregnet til 860 000 lavere enn budsjett. Samlet for Tjeneste- og koordineringskontret gir dette et mindreforbruk på 860 000.
Helse og velferd felles har økte kostnader knyttet til e-helse som er beregnet til 245 000 over budsjett, men kommunedirektøren forventer balanse ved utgangen av året.
1.2 Arbeidsgiver
1.2.1 Sykefravær
Samlet sykefravær i Helse og velferd har i førstetertial vært 14 prosent. Sammenlignet med tilsvarende periode i fjor var sykefraværet 11,2 prosent.
1.2.2 Utfordringer
1.2.2.1 Sykefraværet
Sykefravær er fremdeles den største utfordringen i Helse og velferd.
Årsakene til sykefravær er sammensatte. Langtidsfravær er hovedsakelig på grunn av sykdom og helseutfordringer som i liten eller ingen grad er arbeidsrelaterte. Korttidsfraværet vurderes å være høyere hos ansatte i små stillinger, og forklaringen antas å være at ansatte i små stillinger har svakere tilknytning til avdelingen og arbeidsoppgavene.
Det er også forhold ved arbeidsplassen som antas å ha betydning for korttidsfravær. Lav grunnbemanning gir ikke rom for fravær uten at de gjenværende må omrokeres til andre arbeidsoppgaver. Innleie ved korttidsfravær vil alltid være med lavere kompetanse enn opprinnelig bemanning. Dette gir, sammen med stadige utfordringer og endringer i brukergruppen, uforutsigbarhet og utrygghet for ansatte. Sykdomsbyrde og flere brukere med omfattende tjenestebehov innebærer i de fleste avdelinger emosjonelle belastninger som i øyeblikket og over tid representerer en helserisiko for ansatte som daglig har tjenesteyting til disse brukerne som eneste oppgave.
Arbeidsmiljø, ledelse og muligheter for kompetansebygging er også faktorer som har betydning for sykefraværet.
1.2.2.2 Ledelse, samhandling og kvalitetssikring
Flere eldre, økt tjenestebehov og flere brukere med sammensatt tjenestebehov representerer økt press på helse- og omsorgstjenestene. En relativ reduksjon av budsjettrammen forsterker dette presset ytterligere. Dette stiller stadig større krav til ledere og lederskap. Ressursene skal prioriteres og fordeles riktig og ansatte skal anvende sin kompetanse og kapasitet der det til enhver tid er størst behov. Vi utfordres på fleksibilitet og omstilling i langt større grad enn tidligere.
Samhandling er dette året et prioritert område innenfor kvalitetsarbeidet i Helse og velferd. Når budsjettrammen er redusert, utfordres alle på å ikke skyve oppgaver over på andre, men i stedet søke samhandling slik at både kvalitet og kapasitet økes i stedet for det motsatte.
Økende tjenesteproduksjon, økt kompetansebehov og raske endringer i pasientforløpene krever styrket fokus på kvalitetssikring og avvikshåndtering.
1.2.2.3 Lav sykehjemsdekning
Kommunens lave sykehjemskapasitet utfordrer kommunen på tilrettelegging og forsvarlig tjenesteyting innenfor hjemmebasert omsorg. Hjemmetjenesten har høy kompetanse, og grensen for hva som vurderes som faglig forsvarlig innenfor hjemmebasert omsorg versus sykehjem flyttes stadig oppover. Hjemmetjenesten i Randaberg er i så måte langt fremme i det som vil bli utviklingen også i andre kommuner. Sykehuset erfarer Randaberg som en av de kommunene der det vanligste er at pasientene blir skrevet ut til hjemmet i stedet for et opphold på sykehjem først. Innbyggerne i Randaberg har generelt høyere forventning om sykehjemsplass enn det som kommunen kan tilby.
1.3 Økonomi
Den økonomiske situasjonen innenfor Helse og velferd er preget av økt tjenestebehov, kostnader knyttet til høyt sykefravær og kostnader knyttet til mangel på sykehjemsplasser.
Omstilling i samsvar med redusert budsjett er krevende. Det er fokus på økt kunnskap og analyse av tjenestedata slik at omstillingen og prioriteringer blir optimale og treffsikre.
Budsjettarbeidet tar utgangspunkt i dagens tjenestebehov, mens prognosene ved tertialrapporteringene forsøker å beregne forventet kostnad ved utgangen av året.
Det vil ikke være realistisk å kompensere for økte kostnader som følge av økt tjenestebehov innenfor opprinnelig vedtatt budsjettramme.
1.3.1 Landsbyhjemmet
Landsbyhjemmet planlegger oppstart av 14 sykehjemsplasser fra 01.09.23.
Driftskostnader for 2023 er beregnet til 7,434 millioner kroner
Investeringskostnader for 2023 er beregnet til 4,2 millioner kroner
Se egen sak om Landsbyhjemmet.
1.4 Virksomhetsområdene
1.4.1 Heldøgntjenester
1.4.1.1 Arbeidsgiver
1.4.1.1.1 Sykefravær
Det er høyt sykefravær i avdelingene heldøgntjenesten. Det gjelder særlig avdelingene som reduserte grunnbemanningen for å innfri budsjettvedtak for 2023; Randaberg sykehjem og Solbakken sykehjem. Sykehjemmene har sykefravær på hhv. 15 og 17 prosent i første tertial. Ansatte i heldøgntjenesten opplever stor emosjonelle belastning som følger av arbeid i relasjon med mennesker i vanskelige livssituasjoner. Det er tidspress og høye krav til ansatte i tjenesten. I tillegg kommer uforutsigbarheten i arbeidshverdagen når det daglig er for lav bemanning ved sykdom og ledige stillinger. Bemanningen er marginal, og det er ikke mulig å gi forsvarlige tjenester eller forsvarlig arbeidsmiljø uten å leie inn vikar ved fravær. Det leies inn vikarer for å dekke kritisk grunnbemanning, men disse er ofte ufaglærte, og mangler kompetansen, tryggheten og kontinuiteten som fast fagpersonell representerer.
1.4.1.1.2 Utfordringer
Det er for få sykehjemsplasser i forhold til behovet i Randaberg. Det er til enhver tid fullt belegg på plassene i sykehjem og bofellesskap. Brukerne har svært stort bistandsbehov, de aller fleste har en kognitiv svikt. Per første tertial har Vardheim bofellesskap økt kapasiteten med to beboere ved at det bor ektepar i to leiligheter. Randaberg sykehjem har økt kapasiteten fra 34 til inntil 40 pasienter. De seks ekstra plassene er realisert ved å ha ekstra senger i korridor og dobbeltrom. Det medfører flere utfordringer ved at vi ikke får effekt av trygghetsskapende teknologi ved de økte plassene, mer uro blant pasienter, bekymring fra pårørende, og økt bemanningsbehov. Økt bemanningsbehov ved Randaberg sykehjem tilsvarer omtrent fire årsverk. I tillegg kommer økt bemanning på enkelte netter etter kontinuerlig behovsvurdering.
1.4.1.2 Økonomi
Heldøgntjenesten går totalt sett i balanse per april på grunn av midler som var satt av til leie av sykehjemsplasser i Sola, 6,5 millioner kroner. Det er noe usikker prognose ved Solbakken sykehjem på grunn av høyt korttidsfravær som ikke gir sykelønnsrefusjon, og marginal grunnbemanning sett i forhold til brukergruppen. Deltakelse i TØRN bekrefter viktigheten av å ha bufferkapasitet for å planlegge en realistisk drift, og begrense overtid.
Vi har økte utgifter til innleie av sykepleier fra vikarbyrå ved Randaberg sykehjem og natt-tjenesten. Vi har økt behov for sykepleier-kompetanse på grunn av økt tjenesteomfang ved Randaberg sykehjem, i kombinasjon med høyt sykefravær ved sykehjemmet, samt ledige sykepleierstillinger i natt-tjenesten. Det blir trolig også behov for å leie inn sykepleier fra bemanningsbyrå ved Solbakken sykehjem på grunn av flere ledige sykepleierstillinger fra mai.
Det er behov for å øke kapasiteten på sykehjemsplasser ved å fremskynde oppstart av Landsbyhjemmet fra 2024 til 2023. Det innebærer både driftsutgifter og økt investering for 2023. Foreløpig beregning av investeringskostnader er 4,1 millioner kroner Det er satt av 2,5 millioner kroner for 2023. Driftskostnader er foreløpig beregnet til 21,8 millioner kroner på helårsbasis. Dette inkluderer ny legestilling, helsepersonell, renhold og lisenskostnader til velferdsteknologi. Driftskostnadene blir relativt sett høye på grunn av drift av liten enhet, som ikke er samlokalisert med øvrige helseavdelinger. Driftsutgifter ved Landsbyhjemmet og økt legekapasitet fra medio august er 7,3 millioner kroner
Gitt budsjettjustering for oppstart Landsbyhjemmet, totalt 5,5 millioner kroner, vil heldøgntjenesten oppnå balanse mellom regnskap og budsjett ved utgangen av året.
1.4.2 Hjemmetjenester
1.4.2.1 Arbeidsgiver
1.4.2.1.1 Sykefravær
Første tertial 2023 har vært preget av høyt sykefravær i hjemmetjenesten. Det er variabler i de ulike avdelinger.
I snitt er det 9,8 prosent fordelt på de ulike avd. Dette er en liten nedgang fra første tertial 2022.
Høyt sykefravær med store krav til emosjonell dissonans er en utfordring i helse og velferdssektoren. Dette er et stort fokusområde for lederne i hjemmetjenesten i oppfølging av 10-faktor medarbeiderundersøkelsen. Det er stort tidspress og høye krav til kompetanse i hjemmetjenesten hvor det er til enhver tid er krav om å ta imot pasienter på kort varsel fra spesialisthelsetjenesten.
1.4.2.1.2 Utfordringer
Utfordring for hjemmetjenesten er økte behov for tjenester både for hjemmesykepleien, fysio- og ergotjenesten, hjelpemiddellager og dagsenter. Det er store variabler på behov da dette endrer seg daglig og ukentlig alt ettersom pasienter blir innlagt sykehus, dør eller vedtak blir endret. Behovene er allikevel større enn disponible ressurser, og det er store krav til høy kompetanse og logistikk.
I tillegg til tjenester etter vedtak gis det også tjenester som ikke er fattet i vedtakstimer. Dette er tjenester som følgeoppdrag til ulike instanser, det er å besvare trygghetsalarmer og alle tjenester som gis på sykepleieklinikk.
Behov for tjenester er stadig økende og dette påvirker i stor grad alle avdelinger i hjemmetjenester, men setter også store krav til god samhandling mellom de ulike samarbeidspartnere hjemmetjenesten er avhengig av å ha.
Hjemmetjenesten har i første tertial mottatt flere samleavvik på manglende mulighet for avvikling av pause. Dette gjelder særskilt sykepleiere i hjemmesykepleien som har svært tette arbeidslister. En ser også at vedtakstimer ikke gis fullt ut da tidspress gjør at ansatte korter ned på tiden der det er muligheter. Dette er tatt opp med alle ansatte.
Rekruttering til helge-stillinger er utfordrende for hjemmesykepleien. Dette er stillinger som har stor turnover da det i hovedsak er studenter som innehar disse stillingene og en ser at det ofte er spesialisthelsetjenesten som rekrutterer lettest når det er studenter.
Det er også meldt flere venteliste-avvik i første tertial 2023 fra fysio- og ergoterapitjenesten. Disse avvikene omhandler fristbrudd på tjenester. Per nå har ikke fysioterapitjenesten fokus på forebyggende arbeid for barn og unge i alderen 0-16 år grunnet økt antall henvendelser og kompleksitet i saker som må håndteres. Det ble lyst ut ett årsverk fysioterapeut etter første tertial 2022 og søker hadde fått muntlig tilbud den 31. august 2022. Denne stillingen ble trukket tilbake og ikke tilbakeført. På hjelpemiddellager er kapasiteten svært marginal. Hjelpemiddelteknikere har ansvar for kjøring av personer til og fra dagsenter, utplassering, innhenting og klargjøring av hjelpemidler til alle innbyggere i Randaberg samt en del av velferdsteknologi som brukes i hjemmetjenesten. Ny rekruttering av ansatt i 50 prosent stilling var ikke vellykket, og det er ut året 2023 i tillegg til den ledige hjelpemiddelteknikerstillingen på 50 prosent nå lånt 50 prosent årsverk fra ergoterapeutstillinger som er vakante. For å kunne tilrettelegge hjem med hjelpemidler er det er stort behov for 2 stillinger i 100 prosent på hjelpemiddellager. Det er kort varsel på å ta hjem pasienter fra spesialisthelsetjenesten som krever at hjelpemidler må utplasseres på kort frist for å unngå kostnad for overliggdøgn på SUS.
1.4.2.2 Økonomi
Prognose for hjemmetjenesten er et merforbruk på 1,5 millioner kroner. Dette er primært lønnskostnader for økte behov.
Tall fra fagsystemet viser at per 16. mai 2023 har vi 885 tiltakstimer per uke i hjemmesykepleien. Tall og utregning viser at vi har rett i underkant av 5 årsverk for lite til å dekke opp for tiltakstimene per 16. mai 2023.
Utregning: 885 tiltakstimer fordelt på 30,3 årsverk i brukerrettet drift. 30,3 årsverk jobber 35,5 timer per uke som da blir 1070,7 timer per uke. Ansikt-til-ansiktstid (ATA) er den tiden en jobber direkte ute hos bruker og er satt til 70 prosent. Når det er trukket fra tiden som skal brukes til kjøring, trygghetsalarmer og dokumentasjon sitter vi igjen med 749,5 timer til ATA tid. Når da tiltakstimene er på 885 per uke blir det manglende 4,96 årsverk for å kunne dekke opp for tiltakstimene gjeldende den 16. mai 2023.
Når vi beregner 70 prosent direkte ansikt-til-ansiktstid er dette et høyt tall sammenlignet med omkringliggende kommuner. De resterende 30 prosentene av arbeidstiden skal brukes til kjøring, administrasjon og annet lovpålagt arbeid for helsearbeidere. Stadige svingninger i behov gjør at en må leie inn ekstra personale når det ikke er ressurser nok i grunnbemanningen. Dette utløser bruk av overtid og forskjøvne vakter.
1.4.3 Bolig- og avlastningstjenesten
1.4.3.1 Arbeidsgiver
1.4.3.1.1 Sykefravær
I enkelte avdelinger er det et stort sykefravær. Tallene for første kvartal varierer fra 9,8 prosent - 22,8 prosent fravær, to avdelinger har rundt 15 prosent, hvilket også er høyt. Korttidsfraværet varierer fra 2,5 til 6,3 prosent, hvilket viser at det er langtidsfravær som står for mesteparten av samlet fravær. Hovedvekten av langtidsfraværet er, så langt det er kjent, ikke arbeidsrelatert.
Høyt sykefravær over tid vil medføre en slitasje i ansattgruppen, da det ved fravær reduseres innleie så langt det er driftsmessig forsvarlig. Det gir en økt belastning på de som til hver en tid er på jobb. I avdelinger med høyt sykefravær vil det medføre en negativ spiral med slitasje som igjen kan medføre økt fravær, manglende kontinuitet og redusert kvalitet på tjenestetilbudet, da det ikke vil være tid og kapasitet til å ivareta det faglige fokus.
1.4.3.1.2 Utfordringer
Det økte fokus og press på budsjettbalanse utgjør en risiko for kvaliteten på tjenesteytingen samt trivsel på jobb, spesielt i de avdelinger med høyt fravær over tid, da det stadig gås med mindre bemanning. Viser til avsnitt under sykefravær. Det vil i tillegg være risiko for økt turnover i personalgruppen.
Det er vanskelig å rekruttere og delvis beholde vernepleiere og sykepleiere. Det er økte krav til tjenesteytingen fra sentralt hold, og funksjonsfall hos enkelte brukere har medført nye utfordringsbilder. Siden Vistestølen ikke ble realisert som tenkt for de eldste med en utviklingshemming, har det ved ledig avdelingslederstilling i stedet blitt gjort organisatoriske endringer for å imøtekomme de faglige utfordringer. Tre avdelinger har nå en felles avdelingsleder, denne har en assisterende leder med seg. Den nye organiseringen er for å få til en økt fleksibilitet for bruk av kompetanse på tvers av avdelingene og sikre et felles faglig fokus og kompetanseheving.
Vi er i starten av utfordringsbildet av tilgang på nok arbeidskraft. Det vil kreve mye av lederne å stå i dette press punktet. De må være gode på ledelse, være løsningsorienterte, endringsvillige og få de ansatte med på å etablere faglige fora som kan bistå på tvers.
Det er et stort behov for flere heldøgns botilbud. Inntil dette foreligger medfører det kjøp av tjenester i annen kommune og økt avlastningsbehov for unge voksne. Det er utfordrende å få til et godt avlastningstilbud, da det er stor spredning i alder blant de som til enhver tid er inne på avlastningstilbud.
1.4.3.2 Økonomi
Det forventes å bli balanse ved årets slutt. Dette skyldes blant annet det at det er en bevisst holdning til den klare forventning om budsjettbalanse og dermed stadig redusert innleie ved fravær i alle avdelinger. Det spares utgifter til en lederstilling grunnet langtids sykefravær, virksomhetsleder ivaretar midlertidig stillingen.
Forventet mindre forbruk grunnet færre beboere i BOAT salderes mot økt behov på natt i annen avdeling. På grunn av faste ansatte i turnus-stillinger, vil det imidlertid ta litt tid før redusert behov er realisert.
Det skal ses på bemanningsplan og utarbeidelse av ny turnus i flere avdelinger for å sikre budsjettbalanse
1.4.4 Psykisk helse- og rustjenester
1.4.4.1 Arbeidsgiver
1.4.4.1.1 Sykefravær
Boligenheten (Vestre Goa og Nyvoll) har til sammen 18,3 prosent sykefravær. Mestringsenheten har 23 prosent sykefravær. Det er sammensatte årsaker til høyt sykefravær i Psykisk helse- og rus-tjenestene. Ledelsesstruktur, utagerende atferd og trusler, stor emosjonell belastning er blant forklaringene.
1.4.4.1.2 Utfordringer
Brukere utskrives fra spesialisthelsetjenesten etter kortere behandlingstid i sykehus. Dette er en statlig strategi (samhandlingsreformen) og vi må planlegge for styrket fagkompetanse for å imøtekomme mer ressurskrevende brukere for fremtiden. Dette var blant annet en av grunnene til at vi fikk styrket Boligenheten med to treårige stillinger ved første tertial 2022, som er avviklet i dag grunnet innstramminger.
Vi har for liten tilstedeværelse på Nyvoll bofellesskap som resulterer i mer uro og utrygghet blant våre beboere. Dette er brukere med sammensatte diagnoser og utfordringer. De ansatte som jobber i Boligenheten får trusler både fra beboere i bofellesskapet og fra personer som ikke tilhører i våre tjenester, men som er en del av et kriminelt rusmiljø. Vi må ha fokus på sikkerhet for både ansatte og beboer. Vi må se nærmere på både systemer og ressurser.
1.4.4.2 Økonomi
Virksomheten har en utfordrende økonomi og opplever det som utfordrende å oppnå balanse mellom regnskap og budsjett ved utgangen av året. Kommunedirektøren forventer like fullt at denne virksomheten vil klare nettopp det. Utfordringene skyldes i stor grad høyt sykefravær og økt behov for ressurser i krevende perioder i Boligenheten.
1.4.5 Tjeneste- og koordineringskontoret
1.4.5.1 Arbeidsgiver
1.4.5.1.1 Sykefravær
Sykefravær har i første tertial vært på 9,4 prosent.
1.4.5.1.2 Utfordringer
Økende saksmengde per ansatt. første tertial 2023 har det økt med 111 saker fra første tertial 2022. I fjor var det 381 saker første tertial, i år er det 492 saker. Vanskelige prioriteringer på hvilke saker som må grundig utredes for å kunne ta en best mulig avgjørelse på. Avvik på at det ikke er kapasitet til barnekoordinering. Ei heller til å ha barnekoordinator i dedikert stilling etter lovkrav. Utfordringer med tilstrekkelig kapasitet for samhandling med andre tjenester.
1.4.5.2 Økonomi
Prognose er balanse. På poster som Tjeneste- og koordineringskontoret har “over- og underskuddsansvar” for, er det et samlet underforbruk på 550 000 kroner Det vil jevne seg ut da det er nye vedtak på omsorgsstønad som ikke er effektuert enda, men har helårs effekt.
Kjøp fra staten: Overliggsdøgn på SUS er per førstetertial 1,6 millioner over budsjett. Selv om det i løpet av førstetertial er etablert flere midlertidige plasser på Randaberg sykehjem må det påberegnes kostnader for overliggsdøgn også i andretertial. Ved å opprette flere sykehjemsplasser på Landsbyhjemmet vil kostnader ved overliggsdøgn være marginale. Antatt prognose vil være 2 millioner over budsjett.
Kjøp fra andre: Her er kostnader knyttet til kjøp av heldøgns omsorgstilbud, transport i forbindelse med dagaktivitetstilbud, o.a. Per førstetertial er det et underforbruk på 461 000. Antatt prognose er 860 000 i mindreforbruk.
2 NAV
2.1 Oppsummering
Første tertial har NAV fortsatt å jobbe målrettet med bosetting og integrering, det er en god utvikling i antall deltakere i kvalifiseringsprogram og det er fortsatt fokus på målrettet oppfølging av mottakere av sosialhjelp.
2.2 Arbeidsgiver
2.2.1 Sykefravær
Samlet sykefravær i Helse og velferd har i førstetertial vært 14 prosent. Sammenlignet med tilsvarende periode i fjor var sykefraværet 11,2 prosent.
2.2.2 Utfordringer
NAVs bedriftsundersøkelse viser at det fortsatt er stort behov for folk, selv om mangelen på arbeidskraft har gått ned siden i fjor. Norske virksomheter mangler til sammen nesten 53 000 personer. I Rogaland svarer 26 prosent av privat og offentlige virksomheter at de har utfordringer med å rekruttere medarbeidere med ønsket kompetanse. I antall utgjør mangelen 4 700 personer.
Bedriftsundersøkelsen viser at det i Rogaland er mangel på 414 sykepleiere, 189 elektrikere, 162 ingeniører og 156 tømrere og snekkere.
Det er også stor etterspørsel etter flere andre yrkesgrupper innen helse- og sosialtjenester, bygg- og anleggsvirksomhet, eiendomsdrift, forretningsmessig og faglig tjenesteyting, undervisning, industri, varehandel og overnattings- og serveringsvirksomhet.
NAV bruker vi kunnskapen fra bedriftsundersøkelsen til å videreutvikle samarbeid med arbeidsgiverne og andre aktører i arbeidsmarkedet.
Ifølge NAVS nye omverdensanalyse vil behovet for kvalifisert arbeidskraft fortsette å øke i årene framover. Derfor er det er helt nødvendig å åpne dørene for flere av de som står utenfor, og å hindre at folk støtes ut av arbeidslivet.
2.2.3 Organisasjonsutvikling
Kommunedirektøren jobber med organisering av NAV ut fra politisk vedtak om å se på ny organisering av NAV. Prosessen med å slå sammen NAV og Helse og velferd vil fortsette ut over høsten
2.3 Økonomi
Det er et overforbruk knyttet til introduksjonsprogram, lønnsutgifter og utgifter til sosialhjelp, men det må ses i lys av at grunnlagt for budsjett knyttet til bosetting av flyktninger. Kommunestyret har vedtatt at Randaberg kommune skal bosette 160 flyktninger i 2023 og NAV satser på vil oppnå målsettingen også i 2023. De ekstra bosettingene gir en betydelig øking i tilskudd fra Integrerings - og mangfolds direktoratet og med denne økningen i budsjettet styrer NAV mot balanse i 2023.
3 Oppvekst
3.1 Oppsummering
3.2 Arbeidsgiver
3.2.1 Sykefravær
Første tertial er preget av et historisk sett stort sykefravær samlet sett for Oppvekstsektoren. Bildet er sammensatt, og det er stor forskjell mellom virksomhetene. Det er viktig å være klar over at langtidsfravær knyttet til for eksempel langvarig kronisk sykdom kan gi store utslag i enkeltvirksomheter med færre ansatte. Derfor skal en være varsom på å konkludere med arbeidsrelatert fravær i mange av virksomhetene. Virksomhetslederne har god oversikt over dette, og dialogen med personalavdeling opprettes tidlig der det er nødvendig. For virksomheter med varig høyt sykefravær, vil vi se på mer systemiske tiltak inn imot den enkelte virksomhet. Slike tiltak kan være påkobling av Bedriftshelsetjeneste, eller for eksempel Bransjeprogrammer i regi av arbeidslivssenter med mer. Enkelte virksomheter i helse er allerede i gang med dette arbeidet. Det er naturlig at også Oppvekstsektor benytter denne type tjenester for enkeltvirksomheter med langvarig sykefraværsproblematikk.
3.2.2 Utfordringer
Utfordringene i Oppvekstfeltet er todelt. Det ene er fokuset på å yte best mulig tjenester innenfor det enkelte tjenesteområde i økonomisk mer pressede tider. Det andre er behovet for enda bedre samarbeid/samhandling mellom tjenestene nettopp nå som alle opplever trangere tider. Vi må unngå å peke på hverandre, og ha fokus på hvordan vi kan gjøre hverandre best mulig. Dette kan vi få til først og fremst gjennom godt ledersamarbeid, samt at vi sørger for at folket i felt får et mer transparent samarbeid. Vi har allerede igangsatt et arbeid der vi har hatt fokus på å skaffe samtykke fra foreldre for at tjenesteområdene skal kunne snakke åpent sammen i saker vi eier sammen. Dette er gjort ved kollektivt kurs for ledere innen Oppvekst, men også sammen med samarbeidspartnerne i Helse og NAV.
I tillegg vil vi legge en tydelig plan som skal gjelde faste treffpunkter mellom for eksempel Familieenheten og grunntjenestene skole og barnehage. Samhandling og mandater vil være en viktig tematikk i plan for forebygging av omsorgssvikt og adferdsproblemer. Dette vil være mer konkretisert i tilknytning til nevnte plan vedrørende forebygging av omsorgssvikt og adferdsproblemer.
Vi vet også fra andre kommuner at både skole og barnehagesektoren har opplevd året etter pandemien som utfordrende i forhold til stort fravær og til tider svært krevende vikarsituasjon.
3.3 Økonomi
Hovedbudskap: Vår prognose for året er balansert budsjett totalt for Oppvekstfeltet.
Første tertial viser at det er krevende å balansere budsjettet på Oppvekstfeltet, med ulike fasetter på de ulike tjenesteområdene. Vi iverksetter ulike tiltak som vakante stillinger (eksempelvis PPT), der vi ser at vi ikke klarer å balansere budsjettet i første tertial. Dette vil kunne bli aktuelt også i andre områder av Oppvekst som for eksempel i Oppvekstsjefens stab hvor vi også bemanner ned fra sommeren. Her har vi hatt inntil 2 vakante stillinger i snart ett år.
Innenfor grunntjenestene er det bemanningsnormer vi må forholde oss til (lærernorm, pedagognorm og bemanningsnorm), og her er det vesentlig mindre handlingsrom i forhold til å kutte ikke lovpålagte tilbud enn tidligere år.
Skolene har redusert bemanningen fra august innenfor sine budsjettrammer, og dette vil være med å sikre balanserte budsjetter på slutten av året.
Den største x-faktoren innen økonomi i Oppvekstsektoren er kostnader knyttet til barn/unge plassert i andre kommuner i barnevernets regi. Dette er uforutsigbart, og her henger barnevernsplasseringer og utgifter til skoletilbud for de samme barna i andre kommuner tett sammen. Fremtidig innsparingspotensial er betydelig dersom vi lykkes med målsetningen med rekruttering av fosterhjem innen slekt og vennenettverk i nærdistriktet. Dette er en av Oppvekstreformens største målsetninger som vil kunne gi store positive ringvirkninger for hele Oppvekstfeltet på sikt også økonomisk.
3.4 Tjenesteområdene
3.4.1 Barnehage
3.4.1.1 Arbeidsgiver
Barnehagene har i første tertial kommet i gang med lokalt lærende nettverk i partnerskap med UIS og sammen med vårt eget PPT. Fokus er på styrking av pedlederrollen, og med det også utviklingsarbeidet i alle barnehagene. Det er dedikerte medarbeidere både på leder og medarbeidernivå, og omstilling til ny ressursfordelingsmodell for barnehagene har også vært et fokusområde i kommunen i første tertial.
Styrket barnehage nedbemannet fra januar 2023 med en stilling for spesialpedagog. Det er utfordrende å dekke vedtak om spesialpedagogiske hjelp og det har vært behov for å bruke annet personal til timer i vedtak. I tett samarbeid med PPT jobber styrket barnehage for å se på organisasjonsformer som gjør at vi kan opprettholde kvalitet i hjelpen i barnehagene.
3.4.1.1.1 Sykefravær
Samlet sykefravær i barnehagene er på 10 prosent. Flere langtidssykemeldinger er hovedforklaringen på dette gitt at det gir store utslag i antall sykedager totalt sett spesielt i mindre enheter.
I første tertial har styrket barnehage lavt korttidsfravær på 2,7 prosent. Langtidssykefraværet er synkende og fra mai er enheten tilbake i vanlig drift.
3.4.1.1.2 Utfordringer
Det er krevende å rekruttere pedagoger til barnehagesektoren i hele landet. Dette merker vi også hos oss, og det er veldig få kvalifiserte barnehagelærere som søker ledige stillinger. Sykefraværet skaper også til dels store bemanningsutfordringer i perioder, dette medfører også store utfordringer i forhold til å holde seg innenfor godkjente normkrav enkeltdager. Vikarsituasjonen på barnehagefeltet er også en nasjonal utfordring, og dette har forverret seg veldig etter pandemien.
Styrket barnehage skal gi rett og tidlig hjelp til barn med særskilte behov. En krevende ressurssituasjon gjør at det det må jobbes kontinuerlig med å finne organisasjonsformer og øke kompetansen i grunnbemanningen i barnehagene for å ivareta barna.
3.4.1.2 Økonomi
Som tidligere nevnt har barnehagesektoren fått en ressursfordelingsmodell gjeldene fra januar 2023 som i praksis justerer budsjettene dynamisk etter barnetall gjennom hele året. Modellen er utviklet for å sikre en mest mulig rettferdig og bemanningsoptimalisert barnehageøkonomi i kommunen og mellom virksomhetene.
Barnehagesektoren styrer mot balansert årsregnskap, selv om vi i første tertial har et overforbruk særlig på posten private barnehager. Dette er primært knyttet til at budsjettet er underbudsjettert på denne posten og vi ser at vi bør justere dette i første tertial.
Styrket barnehage har økt tjenestebehov fra kjøp fra kommuner på 1,17 millioner kroner. Dette er likevel noe uforutsigbart, men vil bli rapportert i andre tertial.
3.4.2 Skole
3.4.2.1 Arbeidsgiver
Til tross for et krevende år med skolestruktursak som har tatt mye fokus, leverer skolene fortsatt høy kvalitet som gjenspeiler seg blant annet i Kommunebarometeret for 2022. I den kollektive planen for Randabergskolene vil vi fortsette vårt fokus på de tre hovedsatsningsområdene Organisasjonsutvikling, underveisvurdering og inkluderende praksis. Vi skal inn i et spennende partnerskap med UiS til høsten, som forhåpentligvis vil gi oss ytterligere faglig og organisatorisk vekst til elevenes beste.
3.4.2.1.1 Sykefravær
Skolene har som vanlig det laveste sykefraværet samlet sett i Oppvekstsektoren, men likevel er fraværet også uvanlig høyt her. Spesielt er fraværet høyt i et par av våre SFO-avdelinger.
3.4.2.1.2 Utfordringer
Gitt færre ressurser enn tidligere opplever skolene mindre fleksibilitet i forhold til å finne midlertidige pedagogiske løsninger i enkeltsaker spesielt i møte med komplekse elevsaker. Her brukes det mye tid på den enkelte skole for å finne realiserbare løsninger. Tverrfaglig team og PPT er her viktige og nødvendige samarbeidspartnere, og en kraftig redusert PPT i høsthalvåret vil gi nye utfordringer på dette feltet. Spesielt Harestad skole første til fjerde trinn har en stor turnover denne våren. Introbasen på Grødem har ansvaret for over 40 barn og unge nå, og det vil være en kontinuerlig utfordring nå og årene fremover å sikre et best mulig system rundt også disse barna. Dette gjelder både hva gjelder organisering, pedagogisk tilbud og ikke minst økonomisk fordeling.
3.4.2.2 Økonomi
Selv om en av skolene har et lite overforbruk etter første tertial, er vår prognose at skole totalt skal oppnå balanse ved årets slutt når en ser de tre skolene samlet sett, samt Skole Felles.
Som før nevnt har skolene redusert sitt driftsnivå fra nytt skoleår i august i tråd med reduserte budsjettrammer, og det betyr færre ansatte totalt sett på alle tre skolene. X-faktor også for skolene vil være tilflytting av ressurskrevende elever fra andre kommuner. Per nå vet vi at det gjelder en av skolene.
3.4.3 Familieenheten
3.4.3.1 Arbeidsgiver
Enheten, som består av helsestasjon, kommunens familieteam og barneverntjenesten, er inne i sitt andre driftsår etter opprettelse av ny virksomhet. Det er gjennomført justeringer av tjenestetilbud som har medført omrokkering i ressurser mellom avdelingene. Konsekvensene av disse justeringene vil bli synlige i løpet av 2023, og det kan bli behov for ytterligere justeringer. Enhetens fokus er derfor fortsatt på stabilisering av ny organisering
3.4.3.1.1 Sykefravær
Familieenheten har 4 ansvarsnummer som det registreres sykefravær på. Så langt i år har familieenheten (ledelse, adm., stab) et fravær på 1,8 prosent. Helsestasjonen har et sykefravær på 10,1 prosent, familieteamet på 19,1 prosent og barneverntjenesten 23,3 prosent.
Enheten må derfor se på mulige grep for reduksjon av sykefravær.
3.4.3.1.2 Utfordringer
To av avdelingene i enheten har pr dags dato et høyt sykefravær, og strever med stabilisering av tjenester og ressurser. Dette er også de avdelingene som er mest berørt av omstilling ved opprettelse av familieenhet fra 1. januar 2022. Både kommunens familieteam og barneverntjenesten har ved justering av tjenestetilbud blitt bedt om å løse sine oppgaver på nye måter. I tillegg har barneverntjenesten tatt imot flere nye krav fra nasjonalt hold, blant annet gjennom ny barnevernlov fra 1. januar 2023.
Helsestasjonen er noe utfordret av mottakelse av flyktninger, og deres ansvar i forhold til helsekartlegging og oppfølgning på dette området. Sykefravær hos nøkkelpersoner i dette har ført til behov for omprioritering i oppgavehåndtering. Dette går ut over mulighet til å følge opp retningslinjer for helsestasjonstjenester fra helsedirektoratet. I retningslinjene deles oppgaver mellom må/skal/kan/bør-oppgaver. Helsestasjonen overholder må og skal oppgaver i nevnte omprioriteringer.
3.4.3.2 Økonomi
Totalt sett så langt i år er familieenheten i balanse på utgifter som kan styres. Lønnsutgifter utgjør mesteparten av utgiftene som vi kan ha kontroll på, sammen med innkjøp av tjenester, utgifter til kompetanseheving / kurs osv. Det er utgifter til plasseringer utenfor hjemmet ved vedtak etter Lov om barneverntjenester som utgjør familieenhetens største økonomiske utfordring. Dette er uforutsigbart, og ikke mulig å kontrollere eller styre etter økonomi. Et vedtak om plassering på institusjon vil alene, med nye satser etter reform, utgjøre omtrent 170 000 i måneden. Så langt i år er det flere nye institusjonsplasseringer som kan medføre ekstra utgifter på over 8 millioner kroner ved utgangen av året om plasseringsperiode vedvarer på alle saker ved årsslutt. Prognosene for lengde på plasseringer er det ikke mulig å sette. Dette blir styrt av oppnådd resultat, partenes egne ønsker og rettsapparatets innstilling til opprettholdelse, videreføring eller avslutning av tiltak.
Både innen helsestasjonstjenester og barnevern ser vi en økning av tolkeutgifter. Disse utgiftene styres av behov, og kan ikke knyttes til mottakelse av flyktninger fra Ukraina alene.
3.4.4 PPT
3.4.4.1 Arbeidsgiver
Det er stort fokus på å gi best mulig hjelp til grunntjenestene med færre ressurser enn tidligere. Dette medfører lengre saksbehandlingstid i saker knyttet til både skoler og barnehager.
3.4.4.1.1 Sykefravær
16,98 prosent per 1.april. Primært knyttet til langtidssykemeldinger.
3.4.4.1.2 Utfordringer
Den første tertialen har vært preget av usikkerhet knyttet til annonsert nedbemanning (PPT må redusere én stilling). Dette har påvirket kontorets kapasitet. To ansatte har søkt nye jobber i denne tiden. På samme tid har vi opplevd en økning i henvisninger til PPT. Vi har flere krevende og sammensatte saker med elever med psykiske utfordringer og stort skolefravær. Disse er svært tidskrevende og fordre spesiell kompetanse hos saksbehandler.
3.4.4.2 Økonomi
PPT har et stort overforbruk på lønn, som rapportert tidligere.
Dette er knyttet til spesielt tre faktorer. Vi hadde i 2020-21 en stor utskifting hvor de fleste i PPT sluttet knyttet til pensjonsavgang med mer. De nye som ble rekruttert inn hadde et vesentlig høyere lønnsnivå, både knyttet til kompetansekrav og konkurranse med nabokommuner. PPT har i mange år vært lave i lønnsnivå i forhold til nabokommuner. I tillegg har PPT også stillinger grunnet interne omrokkeringer i kommunen vært underbudsjettert. Som hovedtiltak for å få budsjettet i balanse har vi realisert en stilling i nedbemanning fra sommeren, i tillegg holdes en stilling vakant ut året.
4 Samfunn og kultur
4.1 Oppsummering
Tjenesteområdet Samfunn og kultur forventer å ha balanse mellom regnskap og budsjett ved årsslutt, og har generelt sett et lavt sykefravær.
4.2 Arbeidsgiver
4.2.1 Sykefravær
Sykefraværet i Samfunn og kultur er generelt lavt. Renhold ligger noe høyere på sykefravær, men statistikken viser nedgang fra første tertial 2022 til første tertial 2023. Det er flere relativt små avdelinger hvor enkeltfravær gir store utslag på statistikken.
4.2.2 Utfordringer
Flere av avdelingene i Samfunn og kultur er små, med små fagmiljø. Dette gir en sårbarhet ved sykdom og fravær, samt når det oppstår uforutsette oppgaver som vi ikke hadde planlagt for. I en situasjon hvor vi har små fagmiljø, sammen med liten bemanning og mange oppgaver er det utfordrende, men nødvendig å balansere og prioritere.
4.3 Økonomi
Samfunn og kultur har et budsjett uten rom for avvik. En relativt stor del av budsjettet er selvkost, hvor deler er avhengig av gebyrinntekter fra søknader, som vi ikke rår over.
Antall billetter som blir solgt til ulike arrangementer rår vi heller ikke over. Vi opplever at publikum så smått begynner å komme tilbake til kulturarenaene etter pandemien, og håper at det skal gi seg utslag i billettsalg.
Det har, gjennom flere år, blitt brukt lite ressurser på vedlikehold av kommunens bygningsmasse. Vi jobber for tiden med å oppdatere Vedlikeholdsplan for kommunale bygg Randaberg kommune 2016-2026. Arbeidet hittil peker mot at det må tas store grep og harde prioriteringer i det videre.
Vi har ansatt miljøvaktmester, som er organisert i Bygg og eiendom. Denne stillingen ser vi gode resultater av. Nå på kort sikt i form av flere vedlikeholdsoppgaver, som vi ikke hadde kjennskap til ved budsjettering. Det at vi får gjort fortløpende vedlikehold på kommunale boliger gjør at vi, på lengre sikt, vil slippe de store renoveringene.
Det er to nye tiltak som foreslås i forhold til vedtatt budsjett. Dette er oppgradering av dagsenter for personer med funksjonshemming på kommunehuset, 1,5 millioner kroner, og etablering av demenskor, 250 000 kroner.
Prisene har gått opp. Dette merker vi generelt, men spesielt innenfor virksomhetsområdet Bygg og eiendom. Artikler som benyttes ved renholdsavdelingen, og materialkostnader er betydelig høyere enn forventet.
4.4 Virksomhetsområdene
4.4.1 Bygg og eiendom
4.4.1.1 Arbeidsgiver
Bygg og eiendom er et relativt stort og travelt område. Det jobbes med å få på plass gode interne rutiner og systemer, og vi har kommet langt i dette arbeidet.
Ved renholdsavdelingen er det flere som har tatt fagbrev. Dette sikrer oss god kompetanse og motiverte medarbeidere.
Oppsummert er Bygg og eiendom et veldrevet virksomhetsområde, med dyktige medarbeidere som er motiverte til å gjøre en god jobb.
4.4.1.1.1 Sykefravær
Sykefraværet er, for første tertial, litt høyt mellom 2,1 prosent og 9,6 prosent. Dette er en nedgang fra andre tertial 2022. Relativt få ansatte gjør at enkeltfravær gir stort utslag på statistikken.
Renholdsavdelingens sykefravær er redusert fra 14,6 prosent i første tertial 2022 til 12,5 prosent i 2023. Dette er svært gledelige tall. Det er en trend vi håper vil fortsette. Vi følger tallene for sykefravær nøye. Avdelingen har jobbet godt med å sikre opplæring i ergonomisk riktige arbeidsmetoder, og flere har som nevnt tatt fagbrev innen faget.
4.4.1.1.2 Utfordringer
Det er et stort vedlikeholdsetterslep, som har bygget seg opp over flere år. Brukere av bygg har mange ønsker, og det er utfordrende å gjennomføre alle oppgaver. Vi holder fokus på intensjonen i budsjettet om å ta vare på det vi har. Vi opplever at arbeidsdagene ikke alltid blir som planlagt, som hærverk, som krever at vi må omdisponere ressurser, og ikke får gjort det som er planlagt.
4.4.1.2 Økonomi
Vi forventer å være i balanse per årsslutt. Dette klarer vi gjennom omprioritering innenfor budsjettrammen.
I tillegg ber vi i denne tertialen om en budsjettilførsel på 1,5 millioner kroner, i tråd med FSK-sak 11/23 «Ombygging av dagsenter for personer med utviklingshemming» på kommunehuset. I Handlings- og økonomiplan 2023-2026 ble kommunedirektøren bedt om en sak, som altså ble fremlagt i formannskapet 23.2.2023. Vedtaket som ble fattet her var: «Formannskapet tar saken om oppgradering av dagsenter i første etasje på kommunehuset til orientering, og ber kommunedirektøren om å legge frem forslag til budsjettendring i tråd med anslag, i første tertial 2023».
I forbindelse med Landsbyhjemmet er det lagt inn ressurser for renhold, 200 000 for 2023.
4.4.2 Kultur
4.4.2.1 Arbeidsgiver
Kultur er et spennende og viktig fagfelt, med kompetente og motiverte medarbeidere. Vi jobber godt og bredt innenfor de rammene vi har. I forbindelse med organisasjonsutvikling av Samfunn og kultur, ble det i drøftingsmøte i 2022 besluttet å knytte til seg ekstern bistand for å se på organisering av virksomhetsområdet Kultur. Det er lagt opp til en bred og inkluderende prosess, hvor ledere ved Samfunn og kultur, ansatte ved Kultur, og hovedtillitsvalgte er aktive deltakere i prosessen. Konsulent er engasjert, og skal etter planen legge frem en anbefaling til sommeren.
4.4.2.1.1 Sykefravær
Det er generelt lavt sykefravær i kultur. Noen avdelinger ligger litt høyere, dette henger sammen med relativt små avdelinger hvor enkeltfravær gir store utslag.
4.4.2.2 Økonomi
Vi forventer å være i balanse ved årsslutt.
Randaberg kommune har bruksavtale fra 1.1.2019 med varighet 10 år på deling av kostnader til drift og vedlikehold av idrettsanlegget på Randaberg videregående skole. Vi har av Rogaland fylkeskommune blitt varslet om behov for utbedringer, som vi ikke var kjent med da budsjettet for 2023 ble laget. Vi har ikke oversikt per nå hva dette vil innebære, og vil eventuelt komme tilbake med dette i andre tertial.
Det er planlagt å etablere demenskor i Randaberg kommune. Det er viktig at dette gjøres med gode ressurser, og at det settes inn i et godt system som sikrer varig drift. Det er planlagt gjennom samarbeid mellom Samfunn og kultur, ved Kulturskolen og Helse og velferd. Det er bedt om tilførsel av 250.000 kroner, for stillingsressurs som skal jobbe med koret.
4.4.3 Miljø og samfunnsutvikling
4.4.3.1 Arbeidsgiver
Miljø og samfunnsutvikling har høyt kompetente og motiverte medarbeidere. Det er relativt høyt arbeidspress, med flere søknader, planer og henvendelser.
4.4.3.1.1 Sykefravær
Sykefraværet i Miljø og samfunnsutvikling er generelt lavt på 0,6 prosent, ned fra 0,7 prosent første tertial 2022.
4.4.3.1.2 Utfordringer
Ny leder for Miljø og samfunnsutvikling startet i slutten av januar. Ressursene til stillingen er tatt gjennom å omprioritere internt på virksomhetsområdet. Oppgavene må prioriteres hardt.
4.4.3.2 Økonomi
Gebyrinntekter henger sammen med antall søknader vi mottar, og er ikke noe vi rår over. Vi forventer å være i balanse ved årsslutt.
Prosjektet «Bedre vannkvalitet i Hålandsvatnet» er startet opp. Prosjektet er et samarbeidet med Statsforvalteren og Stavanger kommune. I styringsgruppen sitter ordførere i Randaberg, Stavanger, fylkesordfører, og ledere i Randaberg og Stavanger bondelag. I Randaberg kommunes budsjett for 2023 er det satt av midler til tiltaksplan for Hålandsvatnet, 250 000, som var planlagt i samarbeid med Stavanger kommune. Nå når dette større prosjektet er startet opp ønsker kommunedirektøren å også kunne benytte midlene til tiltak i prosjektet, konkret for 2023 utsetting av fisk fra NINA, 15 000. Det vurderes at dette ikke er i strid med intensjonen bak midlene, og at kommunedirektøren kan nytte midlene innenfor prosjektet.
4.4.4 Teknisk drift
4.4.4.1 Arbeidsgiver
Teknisk drift er et travelt område med dyktige medarbeidere. Det har vært en periode med noe (naturlige) utskiftinger av personell. I løpet av første tertial har vi fått alle medarbeiderne på plass i alle stillinger.
4.4.4.1.1 Sykefravær
Teknisk drift har generelt lavt sykefravær på 2,7 prosent, ned fra 3,7 prosent første tertial 2022.
4.4.4.2 Økonomi
Vi forventer å være i balanse ved årsslutt.