Første tertial- rapport 2021
Tjenesteområdene
Første tertial 2022
1. Oppvekst
1.1 Arbeidsgiver
Kort oppsummert har første tertial vært preget av høyt fokus på å løse driftsutfordringer knyttet til pandemien. Igjen er det grunn til å berømme virksomhetene fra ledelse til medarbeidere når smitten har vært på sitt høyeste. Vi har også startet opp den nye Familieenheten i denne perioden, dette har krevd mye tid i forhold til samordning innenfor feltene økonomi, personal, barnevern og helsestasjon med mer. Utvikling av Familieenheten vil ha mye fokus gjennom hele 2022.
1.2 Økonomi
Oppvekstområdet har et merforbruk i første tertial på seks millioner kroner. Nesten fire millioner kroner er dokumenterte merutgifter direkte knyttet til Covid-19 og bemanningsutfordringer. Virksomhetene har hatt stor vikarbruk både internt og eksternt innleid i forhold til sikring av mest mulig normal drift i perioden.
Utfordringsbildet i pandemiperioden har vært å holde barnehagene åpne på en sikker og forsvarlig måte - samtidig som behovet for vikarer hare vært betydelig.
1.2.1 Prognose
Vurderingen av områdets økonomi må gjøres med forbehold om flere vesentlige usikkerhetsmomenter knyttet til Covid-19 og den pågående flyktningkrisen. I forhold til Covid-19 vil eventuelle manglende og forespeilte sentralgitte refusjoner knyttet til dokumenterte merutgifter gi dramatiske utslag på bunnlinjen ved årsavslutningen. I forhold til flykningsituasjonen er det usikkerhet hvor mye som eventuelt må oppbemannes for god håndtering innen barnehage, skole og Familiesektoren.
Innen barnehagesektoren viser barnetallene og innsøking til sektoren at nedgangen ikke er så stor som det er lagt opp til i budsjettet. Dette medfører at forespeilte ytterligere nedbemanning ikke kan iverksettes. Vi har også usikre faktorer knyttet til fosterhjemsfeltet som vi avventer avklaringer på.
Kommunedirektøren har kommentert i rammesaken for 2023 at budsjett og økonomioppfølging må gjennomgås i hele organisasjonen forbindelse med budsjettarbeidet til høsten. For tjenesteområdet Oppvekst har det andre demografiske framtidsutsikter enn tjenesteområdet for Helse og velferd.
1.2.1.1 Endret tjenstebehov Oppvekst
Det er budsjettert med nedgang i antall barn i barnehage. Nedgangen ser ikke ut til å bli så stor som ventet.
Forslag til vedtak
-
2022 T1 162
Det settes av 2 millioner kroner for økt tjenestebehov i Tjenesteområdet Oppvekst.
1.4 Virksomhetsområdene
1.4.1 Barnehagene
1.4.1.1 Arbeidsgiver
Tertial har vært svært krevende for barnehagene knyttet til fravær/vikarsituasjon. Dette har medført noe redusert åpningstid i enkeltavdelinger enkelte dager i perioden.
Sykefravær
Sykefraværet i perioden har vært på over 13 prosent.
Utfordringsområder
Vi er i halen av pandemien, og styrerne har fremdeles utfordringer knyttet særlig til å skaffe vikarer når det inntrer sykefravær. Dette er en ny situasjon, og bildet er likt ellers i regionen.
I perioden fremover skal vi utvikle og revidere vår egen kvalitetsplan, i tillegg skal vi utarbeide en Barnehagebruksplan innen de neste månedene. Vi er også med i den regionale ordningen i forhold til barnehagebasert kompetanseutvikling.
1.4.1.2 Økonomi
I forhold til nevnte økning i barnetall i barnehagene er det viktig å informere om at tidligere nevnte 4-5 stillinger i ytterligere nedbemanning ikke iverksettes. Vi har fått 34 nye søknader etter frist nå i vår, dette sier noe om hvorfor vi ikke kan iverksette nedbemanning. Vi dimensjonerer etter behov, og kommunedirektøren vil i andre tertialrapport rapportere for faktisk størrelse på tjenestebehovet i barnehagene.
Kommunedirektøren viser til kommentarene under punkt 2.1 om fremtidig budsjettarbeid generelt og oppvekstområdet spesielt.
1.4.2 Skole
1.4.2.1 Arbeidsgiver
Skolene har i første tertial hatt fokus på mest mulig normal drift i en periode hvor Covid-19 smitten har vært på sitt høyeste fra julen 2021 og frem imot påske. Dette har de klart, samtidig har det gitt til tider store bemanningsutfordringer i perioden.
Sykefravær
Sykefraværet i skolesektoren har vært på nesten 9 prosent prosent i perioden samlet sett.
Utfordringsområder
Vi er inne i store nasjonale og regionale satsninger på skoleområdet. Iverksettelsen av ny Læreplan har et hovedfokus samtidig som denne sektoren har betydelige bemanningsnormer som binder handlingsrommet til kommunen i forhold til lokale tilpasninger.
1.4.2.2 Økonomi
Grødem og Goa skole er i balanse dersom nevnte Covid-19 refusjoner kommer. Harestad har per dags dato knappe to stillinger i overforbruk. Oppvekstsjef/stab jobber sammen med rektor for å se på hvordan dette kan løses og håndteres.
1.4.3 Familieenheten
1.4.3.1 Arbeidsgiver
Barnevernstjenesten (BVT) har høyt fokus på kvalitetsutvikling i forbindelse med Barnevernsreformen. Rekruttering av ny BVT leder er i gang og avklares i løpet av juni.
Sykefravær
Sykefraværet i barnevernet er på 12,4 prosent
Utfordringsområder
Tjenesten er i full gang med iverksetting og arbeid i forbindelse med barnevernsreformen. Økt ansvar og tjenestebehov knyttet til fosterhjemsaspektet har hatt stort fokus i første tertial.
1.4.3.2 Økonomi
Det gjenstår én million kroner i ubetalte regninger fra BUF-etat hos barnevern. Prognosen for familieenheten settes til minus to millioner kroner ved utgang av året.
Grunnlag for prognose er prosjektmidler vi vet vi ikke får tilsvarende 700 000 kroner, og det er uklarhet i midler til ekstra utgifter på lønn i forbindelse med korona samt flyktninger, pluss søknader på andre midler som ikke er behandlet enda.
1.4.4 PPT
1.4.4.1 Arbeidsgiver
Tjenesten er stabilisert og vi har lykkes med å sette sammen et velfungerende team av nye og dyktige medarbeidere. Grunntjeneste rapporter også om at de opplever stadig bedre samhandling med “nye” PPT.
Sykefravær
Sykefraværet i PPT er på 6,7 prosent.
Utfordringsområder
Høyt fokus på stedlig tilstedeværelse ute i virksomhetene er både givende og krevende for PPT. Seks medarbeidere dekker ti barnehager og tre skoler, hvor to er store skoler. Dette medfører kapasitetsutfordringer i det daglige.
1.4.4.2 Økonomi
Per første tertial har PPT et stort overforbruk primært knyttet til manglende refusjon fra Norsk Forskningsråd i forbindelse med pågående forskningsprosjekt.
2. Helse og velferd
Driftsbudsjett og budsjettjusteringer gjøres ut fra øyeblikkbehovet basert på vedtakstimer og plikt til tjenesteyting. I økonomirapporten for første tertial er det økning i antall sykehjemsplasser, økt kompetansebehov, økt behov for fysioterapi og økt behov for koordinering. Det er utsettelse av driftstiltak på Vistestølen. For 2022 er det 25 brukere som utløser refusjon gjennom særlig ressurskrevende tjenestebehov. Forventet refusjon er redusert.
Koronarelaterte utgifter er beregnet til 14,3 millioner kroner per 30. april.
2.1 Arbeidsgiver
Sykefravær
Samlet sykefravær i Helse og velferd har i første tertial vært på 11,2 prosent. Dette er kun marginalt høyere enn tilsvarende periode i 2021. Sykefraværet må ses i sammenheng med pandemien og restriksjoner for smittebegrensning ved å holde seg hjemme også ved lette symptomer. Noe av sykefraværet er direkte pandemirelatert, men noe vurderes også som indirekte ved at alle ansatte har hatt til dels betydelig merbelastning under pandemien.
Covid-19
Kostnader knyttet til pandemien er lønnskostnader ved Covid-19-relatert fravær, inklusiv fastlegers fravær, særskilte lønnskostnader knyttet til smittesporing og vaksinering, programvare, og utstyr og leie for utlevering av testutstyr. I tillegg kommer merutgifter på legevaktsamarbeidet for PCR-testing, luftveislegekontor og luftveislegevakt.
Per 30. april har Helse og velferd hatt 14,3 millioner kroner i Covid-19-relaterte utgifter. Frem til revidert statsbudsjett ble lagt frem var det forventning om at disse kostnadene i sin helhet ble refundert.
Utfordringer
Demografi
Økning i antall eldre utfordrer kommunen på kostnadseffektiv og kvalitetsmessig god ressursfordeling innenfor omsorgstrappen. I løpet av første tertial ble alle tilgjengelige plasser innenfor heldøgnsomsorgen tatt i bruk. Det er dermed ingen fleksibilitet for naturlige variasjoner i behovet. Det er planlagt økt kapasitet gjennom ca. fem nye sykehjemsplasser i første etasje på Solbakken sykehjem, men ombygging og klargjøring av disse er ikke påbegynt. Planlegging av byggetrinn 2 er heller ikke påbegynt. Midlertidige plasser for avlastning i andre etasje på Vistestølen for hjemmeboende personer med demens er planlagt mot slutten av året.
Den bratte økningen i antall eldre står i fare for å fortrenge tidlig innsats og forebygging. Styrking av fysioterapitjenesten, psykisk helse/rus og god koordinering for brukere med sammensatte tjenester er derfor særlig prioritert som innsatsområder på de lavere trinnene i omsorgstrappen.
Kompetanse
Plikt til tjenesteyting fordrer at kommunen til enhver tid har tilstrekkelig kompetanse innenfor alle deler av helse- og omsorgstjenestene. I enkelte avdelinger strekkes forsvarlighetskravet, i andre avdelinger blir det i form av fristbrudd og avvik. Bolig- og avlastningstjenesten har store utfordringer med å rekruttere vernepleiere og sykepleiere. Fysioterapitjenesten har et høyt antall fristbrudd og flere avvik. Tjeneste- og koordineringskontoret mangler kapasitet og til dels kompetanse til å utføre etablerte koordineringsoppgaver i tillegg til nye krav om barnekoordinator, pakkeforløp og rådgivende enhet for rus-saker. Psykisk helse og rus får flere brukere med omfattende tjeneste- og kompetansebehov. I tillegg kommer virksomhetens oppgaver innenfor forebygging og tidlig innsats rettet mot unge personer med sammensatt symptombilde og uavklart tjenestebehov. Hjemmetjenesten hadde mål om, gjennom omfordeling av oppgavene, å redusere samlet kompetanse, men ut fra brukergruppens behov og kompleksitet har ikke dette vært mulig å innfri.
Rekruttering
Per 30. april er det utfordringer med å rekruttere vernepleiere til avdelingene innenfor Bolig- og avlastningstjenesten, og sykepleiere til Natt-tjenesten og til Solbakken sykehjem. Randaberg kommune har over tid klart å rekruttere og beholde flinke helsefagarbeidere som er avgjørende for den daglige driften i tjenesteområdet.
Organisering
Alle virksomhetene har pågående prosesser for å optimalisere drift og bruk av kompetanse, innføre nye arbeidstidsordninger og redusere sykefraværet, bl.a. gjennom IA-bransjeprogram og KS’ læringsnettverk TØRN. Fra 01.05.22 er det ansatt en ny fagutvikler for å bistå avdelingene i endringsarbeidet.
En helhetlig organisasjon
Helse og velferd har grenseflate og overlappende oppgaver med alle tjenesteområdene, noen mer enn andre.
-
Grenseflaten mot Bygg og eiendom preges av lang tids underkapasitet og ugjorte oppgaver.
-
Grenseflaten mot NAV viser potensial for tjenesteutvikling og effektivisering overfor flere brukergrupper og arbeidsområder.
-
Grenseflaten mot Personal og organisasjon handler generelt om oppgavefordeling sentralt vs. ute i avdelingene, bistand i personalsaker, organisering og lederspenn. Avdelingslederne i Helse og velferd har ansvar for store personalgrupper og uforholdsmessig mye av leder-kapasiteten brukes til personalarbeid.
-
Definert IT-konsulent er fast samarbeidspart på velferdsteknologi.
-
Grenseflaten mot Økonomi er ordnet gjennom definert økonomirådgiver.
-
Grenseflaten mot Oppvekst ivaretas godt gjennom fast samarbeidsmøte på ledernivå
2.2 Økonomi
Helse og velferd budsjetterer for å gi lovpålagte helse- og omsorgstjenester uten buffer for endringer. Demografisk utvikling og framskriving av antall eldre tilsier at budsjettet for Helse og velferd øker for hvert år og må i realiteten justeres for økt tjenestebehov ved både første og andre tertialrapport.
Det er store individuelle variasjoner i tjenestebehovet innenfor de ulike aldersgruppene. Omfattende tjeneste- og kompetansebehov kan oppstå eller opphøre på kort varsel, og selv for brukere som er godt kjent kan det være store variasjoner i tjenestebehovet.
På inntektssiden er det refusjon for særlig ressurskrevende tjenester som vil variere avhengig av nye brukere og brukere som av ulike grunner avsluttes eller får betydelig reduserte tjenester.
2.2.1 Prognose
Netto prognose for Helse og velferd er et merforbruk på 3,75 millioner kroner, hvorav kommunedirektøren foreslår å bevilke en økte budsjettramme på 2,15 millioner kroner.
2.2.1.1 Endret nivå på tjenestebehovet
Det er nedgang i behovet for ressurskrevende tjenester. Dette medfører 11,4 millioner mindre utgifter for helsesektoren, men også en 2 millioner kroner i mindre i refusjoner.
Helsesektoren vokser og det er naturlige svingninger i tjenestebehovet. Siden budsjettet ble vedtatt har blant annet kapasiteten i heldøgntjenesten blitt fylt opp. I tabellen i kapittel 2.2 finner du oversikt over hvilke virksomheter som har hvilke endringer i tjenestebehovet. Netto er det behov for 11,55 millioner kroner til økt tjenestetilbud i Helse og velferd.
Netto effekt av disse to tiltakene er 2,15 millioner kroner.
Forslag til vedtak
-
2022 T1 158
Netto budsjett for ressurskrevende tjenester justeres ned med 9,4 millioner kroner. -
2022 T1 155
Det settes av 11,55 millioner kroner for økt tjenestebehov i Tjenesteområdet Helse og velferd.
2.4 Virksomhetene
2.4.1 Heldøgntjenester
2.4.1.1 Arbeidsgiver
SykefraværDet er høyt sykefravær i alle avdelinger i heldøgn, mellom 11,2 og 19,5 prosent første kvartal.
Så langt i år har sykefraværet vært økende i sammenlignet med samme periode i fjor. En stor del av fraværet er koronarelatert, og knyttet til utbrudd blant pasienter og ansatte februar/mars i år.
Høyt sykefravær i yrker med høy emosjonell belastning er en utfordring i hele bransjen, ikke bare Randaberg. Avdelingene deltar på IA bransjeprogram for sykehjem, med mål om reduksjon i sykefravær. Deltakelse i programmet gir læring for virksomheten, og bidrar til å danne grunnlaget for fremtidens IA-arbeid i sykehjem. Det er tidspress og høye krav til ansatte i heldøgnsomsorg. Bemanningen er marginal, og det er ikke mulig å gi forsvarlige tjenester eller forsvarlig arbeidsmiljø uten å leie inn vikar ved fravær. Det er derfor ikke mulig å innfri politisk vedtak om å forvente reduksjon i sykefravær ved reduksjon i økonomisk ramme. Kommunedirektøren er helt enig i det politiske vedtaket om å jobbe for redusert sykefravær, men realitetene av reduksjon i sykefravær, i halen av en pandemi, er ikke gjennomførbar i første tertial.
Covid-19
Det har vært smitteutbrudd ved alle lokasjoner i heldøgntjenesten i vinter/vår. De fleste pasienter/beboere ble smittet, det samme gjaldt de ansatte. Ansatte har gjort en formidabel innsats ved å sikre nødvendig smittevern, og stilt opp med ekstraarbeid og stor fleksibilitet. Avtalen om merbetaling har vært avgjørende for at vi har klart å gi forsvarlige tjenester både under utbruddene, men også som motivasjon for ansatte til å jobbe mer i en periode som har vært svært krevende gjennom to år. Heldøgntjenesten har hatt svært store merkostnader relatert til håndtering av pandemien er 7,3 millioner kroner.
Utfordringsområder
Det er stor etterspørsel etter heldøgns omsorg i sykehjem og bofellesskap. Brukerne har svært stort bistandsbehov, de aller fleste har en kognitiv svikt. Det er behov for nok og kvalifisert bemanning for å møte behovene for nødvendig omsorgs- og helsehjelp, samt innfri kvalitetskrav i helselovgivningen.
Lav kapasitet på sykehjemsplasser har ført til at bofellesskap i stor grad blir brukt som erstatning for sykehjemsplass. Legetjenesten er ikke organisert godt nok for å dekke behovet for medisinsk oppfølging.
Det er krevende å rekruttere sykepleiere til ledige stillinger. Vi har det siste året klart å rekruttere flere sykepleiere til virksomheten, men har fortsatt behov for å leie inn sykepleiere fra vikarbyrå i natt-tjenesten og Solbakken sykehjem. Økende behov for kvalifisert helsepersonell, både sykepleiere, helsefagarbeidere og lege vil være utfordrende i årene fremover.
2.4.1.2 Økonomi
I vedtatt budsjett for 2022 er det ikke lagt til grunn full drift av Randaberg sykehjem, noe det har vært siden starten av året. Kommunedirektøren foreslår i punkt 2.2.1.1 å øke rammen til tjenesteområdet for å dekke økningen i tjenesteproduksjon.
Virksomheten har fått redusert den økonomiske rammen med 1,14 millioner kroner i politisk vedtak om redusert sykefravær. Vi klarer ikke innfri politisk vedtak om redusert sykefravær ved å redusere den økonomiske rammen. Personalet i sykehjem er utsatt for til dels store belastninger i arbeidshverdagen, god nok grunnbemanning og tryggheten ved at det leies inn vikar ved fravær er avgjørende for å sikre at personalet klarer å stå i en krevende arbeidssituasjon.
Prognose 2022 for virksomheten er merforbruk på 5,2 millioner kroner.
Prognosen forutsetter full kompensasjon for utgifter virksomheten har hatt i forbindelse med pandemien. Pr. april har heldøgntjenesten hatt merkostnader knyttet til korona på 7,3 millioner kroner. Dersom virksomheten ikke får kompensert sine utgifter til pandemihåndteringen endres prognosen til et merforbruk på 12,5 millioner kroner.
Kommunedirektøren vil påpeke alvorligheten av at regjeringen i revidert nasjonalbudsjett ikke har tatt høyde for disse varslede utgiftene og hvilke konsekvenser dette kan få for Randaberg kommune.
2.4.2 Hjemmetjenester
2.4.2.1 Arbeidsgiver
Sykefravær
HRM viser for første kvartal et sykefravær
-
Kjøkken: 8,6 prosent
-
Fysio/ergotjenesten: 10 prosent
-
Hjemmetjenesten felles: 0 prosent
En del av dette er fravær over 16 dager.
Covid-19
Det har vært en svært krevende tid for hjemmetjenesten. Høyt sykefravær med tilhørende kostnader. Personalet i alle avdelinger har opplevd det som belastende og krevende med nye retningslinjer omtrent hver eneste uke, og tidvis daglig. Det har vært en frykt for å medbringe smitte til både pasienter og kolleger. Ledere har drevet med endringsledelse i tillegg til at vi skal ivareta den store personalgruppen vi er leder for. Avtale om merbetaling ga ledere et pusterom da ansatte opplevde det som motiverende med merlønn, og da kunne leder bruke noe mindre tid på å leie inn vikarer.
Utfordringsområder
Utfordringsområdet for hjemmetjenesten er fortsatt at vi har større etterspørsel etter tjenester enn hva vi har ressurser til. Dette viser både i hjemmesykepleien og i fysio/ergotjenesten. I fysio/ergotjenesten har vi i første kvartal mottatt 34 avvik på venteliste samt at vi har 49 kommende saker med fristbrudd som også kommer som avvik på ventelister.
Tall tatt ut fra Gerica
-
Per 1. oktober 2021 hadde hjemmesykepleien 658 vedtatte tiltakstimer.
-
Per 13. mai 2022 hadde hjemmesykepleien 758 vedtatte tiltakstimer. Disse tallene viser en markant økning i behov som gir rett på helsetjenester i hjemmet. I løpet av syv måneder har tiltakstimer økt med 100 timer per uke for hjemmesykepleien. I tillegg kommer timene som gis i sykepleieklinikken. Pasienter som bruker sykepleieklinikken får ikke vedtak på dette så her kan vi ikke presentere tallmateriale. Det er etter behov en har åpent på sykepleieklinikken, men tre dager per uke vil være et gjennomsnitt.
2.4.2.2 Økonomi
Prognosen for hjemmetjenesten samlet er et overforbruk på 5,1 millioner kroner. Dette grunnet økt etterspørsel etter tjenester, ikke innfridd sparevedtak sykefravær samt ikke innfridd vedtak om endret kompetanse i hjemmesykepleien. Det siste vedtaket er grunnet økt kompleksitet, hurtig utskrivelse fra spesialisthelsetjenesten og store krav til høy faglig kompetanse. Økt etterspørsel genererer følgeutgifter som utgifter til ekstra leasing av bil, telefoner, medisinsk forbruksmateriell, kjøregodtgjørelser til ansatte som disponerer egen bil blant annet. Vi har også et høyt korttid og langtidssykefravær i både hjemmesykepleien, hjemmehjelpen og ikke minst dagsentrene som igjen genererer høyt forbruk på vikarer/overtidsbetalinger. Grunnet svært høyt lederspenn så er det vanskelig med sykefraværsoppfølging av ansatte. Leder for ansvar 346 har omtrent 45 årsverk og nærmere 100 ansatte/vikarer/lærlinger og følge opp. Fra 1. oktober 2021 og til 13. mai 2022 har vedtakstimer økt med 100 timer per uke. I tillegg drifter vi sykepleieklinikken hvor pasienter ikke får vedtak på tjenestene. Tallene hentes fra Gerica.
Det jobbes med en stor omorganisering, så det er krevende å sette en prognose, da vi vil endre både ønskeplan turnus til årsturnus, vi vil jobbe aktivt med differensiering av oppgaver, vi har kjøpt inn et logistikkprogram som skal bidra til endret ressursbruk.
2.4.3 Bolig og avlastning
2.4.3.1 Arbeidsgiver
Sykefravær
I enkelte avdelinger er det et forholdvis stort sykefravær, hovedvekten er langtidsfravær som ikke er arbeidsrelatert. Tallene for første kvartal varierer fra åtte til 17 prosent fravær.
Covid-19
Det har vært smitte både blant tjenestemottakere og ansatte, hvilket var å forvente med tanke på reduserte smittevernstiltak i samfunnet. Gjeldende smittevernsrutiner er blitt fulgt.
Det har for flere tjenestemottakere vært vanskelig å gå tilbake til det ordinære tilbudet med fullt dagaktivitetstilbud. Målet er sakte, men sikkert å få alle tilbake til normalen med et aktivt og tilrettelagt dagaktivitetstilbud.
Utfordringsområder
Det mangler både dagaktivitetstilbud og VTA plasser for flere, og behovet vil øke enda mer til høsten. Det må ses på mulighet for å øke kapasiteten enten lokalt eller med kjøpeplasser hos andre kommuner.
Det er et stort behov for heldøgns botilbud. Det jobbes målrettet med å få til et samlokalisert tilbud på Vistestølen for tjenestemottakere tilknyttet tre ulike bofellesskap. Dette vil gi kapasitet til at flere kan tildeles et heldøgns botilbud i bofellesskap. Det var i budsjettet beregnet drift fra september 2022. Det er allerede nå varslet forholdsvis store forsinkelser og drift forventes ikke å være realistisk før tidligst våren 2023. Dette gir ekstra utfordring for de som enda bor hjemme i påvente av at et kommunalt botilbud foreligger.
2.4.3.2 Økonomi
Det er tildelt heldøgns botilbud for to stykk som det ikke var budsjettert med. Den ene er med helårsvirkning og den andre er med oppstart i september. Prognose for Bo- og Aktivitetstilbud BOAT ut fra det økte tjenestetilbudet anslås å bli 1,15 millioner kroner i merforbruk. Prognosen er med utgangspunkt i at Covid-19 relaterte utgifter dekkes i sin helhet, til og med april utgjør dette 2,8 millioner kroner.
Samtidig vil samlokalisering på Vistestølen ikke bli iverksatt i høst og driftsutgifter vil dermed ikke bli effektuert dette året. Det betyr at budsjettert utgift på til sammen 3,3 millioner kroner ikke effektueres og dermed blir å anse som en innsparing i 2022.
2.4.4 Psykisk helse og rustjenester
2.4.4.1 Arbeidsgiver
Sykefravær
Boligenheten (Vestre Goa og Nyvoll) har til sammen kort og lang på 16,1 prosent og 1 prosent. Snittfraværet for virksomheten blir 8,5 prosent.
Covid-19
Noe korttidsfravær grunnet Covid-19. Ellers ingen utfordringer.
Utfordringsområder
De som kommer fra spesialisthelsetjenesten er dårligere grunnet kortere oppholdstid. Dette er en statlig strategi og vi må planlegge for styrket fagkompetanse for å imøtekomme mer ressurskrevende brukere for fremtiden.
Vi har for liten tilstedeværelse på Nyvoll bofellesskap som resulterer i mer uro og utrygghet blant våre beboere.
2.4.4.2 Økonomi
Prognosen ut året er et merforbruk på 3,7 millioner kroner som skyldes økt tjenestebehov, manglende kompetanse og flere ressurskrevende tjenester.. Det har for 2021-2022 vært en endring i utgifter knyttet til ressurskrevende bruker på Vestre Goa. Endringen medførte ikke mulighet for reduksjon i fast bemanning, men som saldering til økt tjenestebehov knyttet til andre beboere.
2.4.5 Tjeneste- og koordingeringskontoret
2.4.5.1 Arbeidsgiver
Sykefravær
6,8 prosent sykefravær.
Utfordringsområder
Kapasitetsutfordringer i koordineringsarbeid. Tjenestekontoret TKK har fått en økende mengde ressurskrevende saker som utfordrer oss på tverrfaglig samarbeid og koordinering.
Vi mangler verktøy i samhandlingen (elektronisk program for IP-plan) og samhandling på systemnivå er ikke godt nok forankret. Det jobbes det med. Kommunen har fått statlige midler til å opprette en barnekoordinatorfunksjon. Det vil bli en lovpålagt funksjon fra 1. oktober (utsatt 2 md. pga. nasjonal veileder er forsinket) Det er allerede en forventning fra samarbeidene instanser om at funksjonen er i drift allerede.
Økt behov for tjenester, og nye lovpålagte oppgaver gjør at det er behov for mer ressurser til bemanning i virksomheten.
Økt tjenestebehov for dagaktivitetstilbud til personer med utviklingshemming. Det er behov for å utvide kapasitet på dagaktivitetssenteret på RANSO med to plasser.
2.4.5.2 Økonomi
Virksomheten forventer et mindreforbruk på 2,4 millioner kroner på grunn av redusert tjenestebehov.
Dersom det ikke kommer koronakompensasjon, er det et mindreforbruk på to millioner kroner.
3. Samfunn og kultur
Økonomien for tjenesteområdet Samfunn og kultur har noe merforbruk ved første tertial. Dette skyldes i hovedsak høyere strømutgifter enn forventet, feilført forsikringsutgift, samt mindre husleieinntekter enn forventet. Noe av differansen skyldes også at budsjettet ikke er periodisert.
3.1 Arbeidsgiver
Samfunn og kultur ble ett tjenesteområde 1.januar 2022. Det nye tjenesteområdet er slått sammen av tre tidligere tjenesteområder; Tekniske tjenester, Kultur og Miljø og samfunnsutvikling.
Som nytt tjenesteområde jobber vi med å bli kjent med hverandre og hverandres oppgaver, skape gode relasjoner og et «vi» og «oss». En stor fordel i denne prosessen er at tjenesteområdet har høyt kompetente, engasjerte og motiverte medarbeidere. Alle oppgavene blir gjennomført og levert med høy kvalitet, og det er godt arbeidsmiljø.
Sykefravær
Sykefraværet i Samfunn og kultur er generelt lavt, foruten innenfor renhold. Sykefraværet må ses i sammenheng med pandemien og restriksjoner for smittebegrensning ved å holde seg hjemme, også ved lette symptomer. Flere medarbeidere har hatt mulighet til å jobbe fra hjemmekontor, som har sikret at vi har ivaretatt oppgavene, selv om vi ikke har jobbet fra kontoret
.
Covid-19
Driften har stort sett gått som planlagt, selv om første tertial også har vært preget av pandemien.
Kostnader knyttet til pandemien er mindreinntekter for billettsalg, innenfor kulturfeltet. Kultur har jobbet i et klima med stadig endrede smitteverntiltak, hvor det har vært vanskelig å planlegge. Vi merker nå at det noe trått å få folk tilbake. Dette gir en usikkerhet i forhold til billettinntekter.
Pandemien har ført til at vi har hatt behov for ekstra vikarer innenfor renhold, og for å gjennomføre kultur- og fritidstilbud.
For å sikre treningstider har kommunen leid Conocohallen. Dette har gitt mer muligheter for trening. Det er budsjettert med midler for ca. 4 måneders leie av hallen.
Frem til revidert statsbudsjett ble lagt frem var det forventning om at disse kostnadene i sin helhet ble refundert.
Utfordringer
Flere av avdelingene i Samfunn og kultur er små, med små fagmiljø. Dette gir en sårbarhet ved sykdom og fravær, samt når det oppstår uforutsette oppgaver som vi ikke hadde planlagt for. I en situasjon hvor vi har små fagmiljø, sammen med underbemanning og mange oppgaver er det utfordrende, men nødvendig å balansere og prioritere.
Det er et stort vedlikeholdsetterslep, som har bygget seg opp over flere år. Brukere av bygg har mange ønsker, og det er utfordrende å gjennomføre alle oppgaver. Bygg og eiendom er underbemannet, og har derfor svært begrenset prosjektlederressurser, både for å lede selv, eller følge opp eksterne. Rekrutteringsprosess er startet opp for å få på plass leder for bygg og eiendom. Det er per mai ansatt ny medarbeider som starter opp etter sommeren.
Organisering
Samfunn og kultur ble ett tjenesteområde 1.januar 2022. Tjenesteområdet består av ca. 150 medarbeidere som er ansatt i ulike stillingsstørrelser. Første tertial ble benyttet for ny kommunalsjef å bli kjent med nye medarbeiderne, oppgaver innenfor området, samt hvilke tjenester som leveres og forventes. For organisasjonsutvikling av tjenesteområdet legges følgende fire premisser til grunn: Det skal være effektivt og sikre gode tjenester, det skal være gode styringslinjer, god faglig ledelse, og godt arbeidsmiljø skal opprettholdes og videreutvikles.
På grunn av restriksjoner i forbindelse med pandemien, måtte fysisk kick off avlyses. Det ble gjennomført en vellykket samling i mai.
Kapasitet
Plikt til tjenesteyting fordrer at kommunen til enhver tid har tilstrekkelig kompetanse innenfor alle deler av tjenesteområdet. Innenfor Miljø og samfunnsutvikling og Bygg og eiendom har det over flere år vært innsparinger gjennom å holde stillinger vakante. Dette har ført til en svært sårbar situasjon.
For Bygg og eiendom er det stort press fra andre tjenesteområder i kommunen. I første tertial er det to personer som jobber administrativt, hvorav en er konstituert leder for Bygg og eiendom. Disse ressursene skal følge opp kommunenes bolig-portefølje (178 bygg) og kommunale formålsbygg, i tillegg til ansvar for avdelingens personal- og økonomioppfølging. Det er flere byggeprosjekter, store og små, som er igangsatt, og som ønskes igangsatt. I en såpass sårbar situasjon så merker vi at uforutsette hendelser, som for eksempel brann på Ryggjatun, utfordrer den skjøre balansen.
Bosetting krigsflyktninger
Bygg og eiendom har fått ansvaret for å skaffe boliger for krigsflykninger. Randaberg kommune har vedtatt at vi skal ta imot 155 flyktninger. I våre tidligere prognoser la vi til grunn at det vil komme flere mødre med barn. Det er har imidlertid vist seg at det er flere enslige, som fordrer flere boliger enn først antatt. Dette har gjort at vi må tenke litt nytt i forhold til hvordan vi bosetter.
Vi har laget en egen prosjekt-gruppe for bosetting. Det er ansatt tre personer midlertidig for kunne følge opp boliger som er meldt inn av kommunens innbyggere, gå på befaring, inngå kontrakter, føre en oversikt over når boligene er ledige, antall soverom, og hvem den vil være tilpasset etc. To er ansatt frem til sommeren, mens én er ansatt ut året, da vi forventer det vil være oppfølging og arbeid med dette utover høsten også. Prosjektgruppen jobber også tett med avdeling byggesak i forhold til å få boliger i godkjent stand.
En helhetlig organisasjon
Samfunn og kultur har naturlig grenseflate med alle tjenesteområdene gjennom å ha ansvaret for forvaltning og vedlikehold av alle kommunale formålsbygg, i tillegg til skoler og barnehagers uteområder. Vi har også flere overlappende oppgaver med alle tjenesteområdene, i større eller mindre grad.
-
Vi jobber med Helse og velferd i forbindelse med kommunens folkehelsekartlegging, samt prosjekter som blant annet Aldersvennlige samfunn og boligsosial handlingsplan.
-
Vi jobber med NAV i forbindelse med midlertidig bolig for brukere. I tillegg jobber vi nå sammen med NAV for bosetting av krigsflyktninger fra Ukraina.
-
Vi jobber med Personal og organisasjon i forhold til bistand i personalsaker og rekruttering.
-
Vi jobber med Økonomi i forhold til tjenesteområdets økonomi.
-
Vi jobber med Oppvekst gjennom faste barn- og unge-møter, samt ulike prosjekter.
-
Vi jobber med Kommunikasjon og demokrati i forbindelse med politiske møter og sakspapirer, arkivering, samt for å kommunisere ulike deler av arbeidet vårt som forestillinger, høringer og folkemøter.
3.2 Økonomi
Samlet prognose for 2022 for Samfunn og kultur er 11,5 millioner kroner i merforbruk. I all hovedsak skyldes dette høyere strømkostnader og lavere husleieinntekter.
Samfunn og kultur budsjetterer for å gi tjenester av høy kvalitet. Det er ikke budsjettert med rom for avvik. En relativt stor del av budsjettet er selvkost, hvor deler er avhengig av gebyrinntekter fra søknader, som vi ikke rår over.
Det har, gjennom flere år, blitt brukt lite ressurser på vedlikehold av kommunens bygningsmasse. Vi jobber for tiden med å oppdatere Vedlikeholdsplan for kommunale bygg Randaberg kommune 2016-2026. Arbeidet hittil peker mot at det må tas store grep og prioriteringer i det videre.
Tjenesteområdet har flere vakante stillinger. Dette har gitt nødvendig innsparing, samtidig som det også innebærer at vi er svært sårbare i forhold til fravær og lite kapasitet ed ekstra oppgaver.
Kommunedirektørens forslag til budsjettjustering som vist under vises i kapittel to (2.1.1.7 og 2.1.2.3) på rapportens fremside.
3.4.1 Tekniske tjenester
3.4 Virksomhetene
3.4.1.1 Arbeidsgiver
Bygg og eiendom
Sykefraværet er, for første tertial, litt høyt mellom 7,4 og 8,7 prosent. Relativt få ansatte gjør at enkeltfravær gir stort utslag på statistikken. I hovedsak skyldes sykefraværet at drift og vedlikehold har hatt noe langtidsfravær, i tillegg til kortere fraværsperioder grunnet Covid-19. Vi har hatt noe koronarelatert fravær med bakgrunn i karantene og sykdom. Driften har likevel stort sett gått som normalt.
Teknisk drift
Teknisk drift har generelt lavt sykefravær på 2,2 prosent. Covid-19 har ført til noen kortere fraværsperioder som følge av karantene og isolasjon. For noen har det vært mulig å jobbe hjemmefra ved karantene.
Renhold
Renholdsavdelingen har ganske høyt sykefravær på 14,6 prosent. Høyt sykefravær i yrker med høy belastning er en utfordring i hele bransjen, ikke bare Randaberg. Avdelingen har jobbet godt med å sikre opplæring i ergonomisk riktige arbeidsmetoder.
Pandemien har medført betydelig merarbeid for renholdsavdelingen. Det har vært ekstra renhold for å forebygge smitte, samt spesialopplæring i smittevask.
I tillegg har avdelingen hatt en stor andel av medarbeidere som selv har vært smittet, med tilhørende karantene/isolasjon. I denne perioden var det også vanskelig å få tak i vikarer fra eksterne renholdsbyråer. Gjennom god dialog, og forståelse, fra brukere har det likevel vært mulig å opprettholde drift av alle bygg.
3.4.1.2 Økonomi
Bygg og eiendom
Bygg og eiendom innbefatter alle kommunens formålsbygg, i tillegg til kommunale boliger. Den urolige situasjonen i Europa har gitt seg utslag i at materialkostnadene har blitt vesentlig høyere, samt at leveringstidene har blitt lengre. I tillegg er strømutgiftene høyere enn forventet ved budsjett. Vi ser også at noen rehabiliteringer og utbedringer blir dyrere enn forventet, når skjulte feil og mangler dukker opp. Dette er en konsekvens av at bygningsmassen generelt er dårlig vedlikeholdt, og er av eldre karakter.
Vi jobber nå med å revidere kommunens gjeldende vedlikeholdsplan for kommunale bygg 2016-2026. Dette arbeidet er omfattende, og vi har behov for ekstern bistand for å få dette på plass. Det er ikke avsatt midler til dette i budsjettet, og vi vil se på mulighet for å klare dette innenfor den eksisterende rammen.
For bolig er det noe lavere inntekter som følge av at noen leiligheter står tomme i perioder. Per nå er det påløpt strømutgifter på ca. 3 mill over det som er budsjettert. Forsikringer på 1,6 mill er feilført, og vil bli rettet opp.
Teknisk drift
Vi forventer å være i balanse ved årsslutt.
Renhold
På grunn av relativt utstrakt bruk av renholdsbyråer, som følge av pandemien, forventer vi et merforbruk på 30 000 ved årsslutt.
3.4.2 Miljø og samfunnsutvikling
3.4.2.1 Arbeidsgiver
Sykefravær
Sykefraværet i Miljø og samfunnsutvikling er generelt lavt mellom 2,4 og 7,8 prosent. Relativt få ansatte gjør at enkeltfravær gir stort utslag på statistikken.
Noe korttidsfravær grunnet Covid-19. Flere har i denne perioden hatt mulighet til å jobbe hjemmefra. Ellers ingen utfordringer.
3.4.2.2 Økonomi
Det er noe lavere gebyrinntekter på byggesak og geodata. Vi forventer å være i balanse ved årsslutt.
3.4.3 Kultur
3.4.3.1 Arbeidsgiver
Sykefravær
Det er generelt lavt sykefravær i kultur. Det har vært noe korttidsfravær knyttet til Covid-19.
Noen aktiviteter har måttet avlyses eller utsettes, som følge av covid-19. Blant annet ble nyttårsmottakelsen gjennomført i februar, og UKM ble flyttet en måned. I hovedsak har aktiviteten gått som planlagt, med smitterestriksjonene som var på plass.
I siste del av tertialperioden har aktiviteten tatt seg noe opp, men vi merker at publikum er noe trege til å komme tilbake til kulturaktivitetene.
3.4.3.2 Økonomi
Med bakgrunn i pandemien har kommunen leid Conocohallen for å tilby halltid til idretten. Leieutgiftene er ført på Randaberghallen, men budsjettmidlene dekker bare ca. 4 måneders leie. Dersom leieavtalen løper videre, eller det ikke blir tilført midler, så forventer vi å få et merforbruk på slutten av året.
Per nå kan det se ut til at det blir et overforbruk på Frivillighetssentralen. Vi kommer eventuelt tilbake til dette ved andre tertial.
Vi har et overforbruk på 50.000,- i forbindelse med massevaksinering mot Covid-19. Dette vil føre til overforbruk, dersom kommunen ikke blir kompensert.
Biblioteket har noe høyere lønnsmidler enn budsjettert.
Det er utbetalt regionale tilskudd for hele året, som ikke er periodisert.
Det er noe lavere billett- og utleieinntekter enn det som er budsjettert. Vi håper at aktiviteten skal ta seg opp utover året, med flere spennende tilbud i forbindelse med 100 års jubileet. Det er mulig at noe vil kompenseres gjennom koronamidler.