Året 2022 ble nok et spesielt år - i halen av en pandemi, krig i Europa og med økte kostnader både privat og for det offentlige. Vi blir utfordret på det å stå i endring hele tiden samtidig som vi hver dag leverer gode tjenester til innbyggerne våre.
Året 2022 var det det året vi innførte en ny økonomimodell KØB-modellen, kommunaløkonomisk bærekraftsmodell, for bedre å forstå det økonomiske handlingsrommet til Randaberg kommune. Og vi innførte stillingskontroll. Alt dette gjennom en brei involvering av organisasjonen og de folkevalgte for å kunne møte fremtiden på en mer bærekraftig måte.
Året 2022 var også året for å feire oss selv og historien. Randaberg kommune som 100 åring ble behørig markert med utallige arrangementer for barn og unge, voksne og eldre. Våre gode folk sammen med alle de frivillige i Randaberg har gjort dette mulig. Mot slutten av året fikk vi også muligheten til å takke alle våre ansatte i kommunen for jobben gjennom kommunedagen.
Næringslivet i den grønne landsbyen har den senere tid utviklet seg betydelig. Årets bedrift gikk velfortjent til en noe overrasket Svein Sørnes i Landsbyforeningen. Sterling White Halibut har etablert seg i Mekjarvik. Randaberg Industries satser stort. Og nå sist med BR-Industrier som etablerer seg i Dusavik. Samtidig med alt dette kommer det nesten daglig SMS-varsling fra E39 Rogfast om sprengning. Randaberg blir med Rogfast enda mer «midt i Rogaland». I det perspektivet er det mye interessant arbeid på gang om hvordan få tilreisende som bare kjører forbi til å svinge innom denne grønne landsbyen for et pustehull på vei nord eller sør.
Da er det viktig å minne hverandre på helheten; De hvite ringene i kommunevåpenet til Randaberg kommune er som et kjede av kommunale oppgaver og folk – som et perlekjede. Dersom vi mangler en perle i kjedet, så mangler vi helheten.
Takk for samarbeidet – og takk for at vi sammen skaper den grønne landsbyen.
Mvh Anne Berit
1 Helse og velferd
1.1 Oppsummering
Økonomisk resultat for Helse og velferd ble et merforbruk på 7,2 millioner kroner.
Demografisk utvikling og lav sykehjemsdekning gir press på tjenestene. Dette merkes mest ved økende antall overliggdøgn på sykehuset, liten mulighet for å kunne tilby avlastning i institusjon og omfattende behov for tjenester til hjemmeboende.
To år med pandemi og et budsjettår med redusert økonomisk handlingsrom har medført økt belastning på ansatte. Sykefraværet er i enkelte avdelinger høyere enn tidligere. Sykefravær medfører konsekvenser for budsjettet, konsekvenser for arbeidsmiljøet og konsekvenser for kvalitet og tilgang på tilstrekkelig kompetanse.
Rekruttering og turnover av kritisk kompetanse er fortsatt en stor utfordring innenfor bolig- og avlastningstjenesten, natt-tjenesten, demensavdeling og til dels også innenfor psykisk helse og rus-tjenestene.
Innenfor alle virksomhetene pågår det omstilling for å kunne møte dagens og fremtidens utfordringer med bærekraftige helsetjenester. Kritisk kompetanse som sykepleiere og vernepleiere må benyttes der de trengs mest, andre oppgaver må utføres av helsefagarbeidere og assistenter. Omstillingene omhandler også organisasjonsendring og styrket lederskap.
1.2 Arbeidsgiver
1.2.1 Sykefravær
Gjennomsnitt sykefravær i 2022 i Helse og velferd var 11,5 prosent. Spredning innenfor avdelingene fra 2,0 prosent til 16,6 prosent. Korttidsfraværet var 3,6 prosent
Det aller meste av sykefraværet, også korttidsfraværet, må kompenseres gjennom innleie og vikarer. Avdelingene førsøker, som tiltak for å redusere driftskostnadene, å unngå innleie ved første dags fravær. For noen avdelinger er dette mulig, for andre avdelinger vil det ikke være mulig.
Innenfor alle virksomhetene er sykefravær en utfordring - både økonomisk og faglig. Ved korttidsfravær utløser oftest vikarer rett til overtid. På kort varsel er tilgjengelig kompetanse svært begrenset. Sykefravær innebærer betydelige negative konsekvenser for hele arbeidsmiljøet ved uforutsigbarhet og mangelfull kompetanse. Sykefravær er en stor merbelastning på ledere, som må sikre forsvarlig kompetanse til alle vakter i tillegg til tiden som går til sykefraværsoppfølging av ansatte.
Kunnskap om årsaksforhold og sammenhenger knyttet til sykefravær i helsesektoren er viktig for å kunne treffe målretta og virksomme tiltak. Vi har gjennom året tilegnet oss bedre kunnskap om emosjonelle belastninger, om belastninger knyttet til turnusarbeid og deltidsarbeid, om opplevd usikkerhet knyttet til manglende kompetanse og om arbeidspress generelt. Deltakelse i IA bransjeprogram for sykehjem og TØRN-prosjektet bidrar til bedre forståelse av årsaksforhold og sammenhenger. Gjennom deltakelse i disse prosjektene får vi ekstern bistand til omstilling og endringsarbeid for mer bærekraftige tjenester.
Kommunens økonomiske situasjon og nødvendigheten av å redusere driftskostnadene, oppleves som en stor utfordring i arbeidet for å redusere sykefraværet. Redusert grunnbemanning medfører større belastning. Det er også grunn til å tro at ansatte innenfor helsesektoren har noe lavere toleranse for arbeidsrelaterte belastninger etter Covid-19-pandemien.
Målsettingen om redusert sykefravær og tilhørende tiltak må ses i sammenheng med tiltakene for bedre utnyttelse av kompetansen, oppgavedeling, heltidskultur og arbeidstid. Arbeidstid omfatter helgefrekvens og antall timer per vakt, og turnusene skal utarbeides som helsefremmende turnuser.
1.2.2 Utfordringer
Sykefraværet er den største utfordringen både økonomisk og faglig.
Rekruttering av kritiske personell som sykepleiere og vernepleiere varierer innad i Helse og velferd. Hjemmetjenesten opplever ikke rekrutteringsutfordringer. Heldøgntjenesten har til dels utfordringer med rekruttering av sykepleiere, spesielt til demensavdeling og natt-tjenesten.
Psykisk helse og rus-tjenestene har hatt høyere turn over enn ønskelig.
Bolig- og avlastningstjenesten har store utfordringer med å rekruttere og beholde vernepleiere og sykepleiere.
Viktige faktorer for å rekruttere og beholde kritisk personell er et godt arbeidsmiljø, kompetanseheving og god bruk av den enkeltes kompetanse, arbeidstid og turnus, konkurransedyktig lønn og god ledelse. Alle disse faktorer vektlegges og vurderes fortløpende.
Behovet for flere sykehjemsplasser har i løpet av året stadig blitt mer merkbart. Budsjetterte kostnader for overliggdøgn på sykehuset var 400 000, men endte opp på totalt 1,25 millioner kroner. Det økte omfanget medfører at pasienter som får plass på sykehjemmet har behov for mer omfattende og avansert pleie og behandling. Det samme har brukerne i hjemmetjenesten. Randaberg er blant kommunene i SUS sitt opptaksområde som har lavest sykehjemdekning. Vi opplever at utskrivningsklare pasienter og deres pårørende har forventning om sykehjemsplass, mens kommunens vurdering er at de vil få gode og forsvarlige tjenester hjemme.
Tjeneste- og koordineringskontoret har en vurderingsliste for brukere som mottar hjemmebaserte tjenester og som ville fått sykehjemsplass hvis det var ledig kapasitet. Denne listen har i løpet av 2022 blitt lengre. Det er også registrert flere avvik knyttet til manglende plass i sykehjem eller bofellesskap.
Det er gjennomgående stor forståelse og aksept for kommunens økonomiske situasjon. Reduserte økonomiske rammer oppleves allikevel som en stor utfordring i det daglige. Alle virksomheter og avdelinger har budsjett for ordinær drift, men det er stadig nye behov og nye situasjoner som setter budsjettet under press.
Helse og velferd er stolte over sine ledere og medarbeidere som daglig står i brukernære utfordringer og samtidig viser stor lojalitet overfor budsjett og rammer. Å bygge laget innomhus er en av kommunedirektørens prioriterte områder. Det er særlig viktig i en tid der medarbeidere og ledere står i krysspress mellom budsjettets stramme rammer og brukernes behov for helse- og omsorgstjenester.
1.3 Økonomi
Resultat for Helse og velferd ble et merforbruk på 7,2 millioner kroner. Merforbruket skyldes først og fremst økt tjenestebehov og høyt sykefravær.
Budsjettet ble i 2022 justert med 18,5 millioner kroner der 14,2 millioner kroner var Covid-19-relatert refusjon. Kostnad for legevaktsamarbeidet ble 450 000 lavere enn budsjett. Dette er første gang at resultatet blir lavere enn forventet.
Budsjett for refusjon for særlig ressurskrevende tjenester er 32,1 millioner kroner. Resultatet ligger på 0,5 millioner kroner over budsjett.
1.4 Virksomhetsområdene
1.4.1 Heldøgntjenester
1.4.1.1 Arbeidsgiver
1.4.1.1.1 Sykefravær
Sykefraværet i heldøgntjenesten var 12,5 prosent i 2022, hvorav 3,7 prosent var korttidsfravær. Det er stor variasjon mellom avdelingene - fra 9,6 til 16 prosent. En liten andel av sykefraværet er rapportert direkte knyttet til arbeidsmiljø. Vi har grunn til å tro at en større andel av sykefraværet er direkte eller indirekte påvirket av arbeidsbelastning knyttet til emosjonell belastning og perioder med lav bemanning. Forskning viser at sykefravær er en kjent utfordring i virksomheter der ansatte opplever høye emosjonelle krav, og at opp mot 30 prosent av sykefraværet skyldes stor emosjonell belastning. Høyt fokus på kvalitet og effektivisering stiller store krav til medarbeiderne. Vi deltar i prosjekt med IA bransjeprogram for sykehjem 2021-2023. Målsetningen med prosjektet er å få økt kunnskap om faktorer som påvirker sykefravær i bransjen, og å sette inn virksomme tiltak for å øke nærværet.
1.4.1.1.2 Utfordringer
Det er et stadig økende behov for sykehjemsplasser. Vi ser et endret behov i brukergruppen, da de fleste med behov for heldøgnsplass og bofellesskap har en kognitiv svikt. Det krever riktig kompetanse, og tettere oppfølging.
Randaberg sykehjem fikk tilført midler i første tertial til å drifte alle sykehjemsplassene i bygget (34 plasser). I løpet av høsten ble vi nødt til å åpne for korttidsopphold i dobbeltrom, og har fra oktober hatt mellom 35-38 pasienter. Bruk av dobbeltrom er krevende med tanke på pasienters funksjon og evne til å dele rom med andre. Det har også medført økt belastning for medarbeiderne.
Vistestølen sykehjem flyttet til nye lokaler i Solbakken sykehjem i januar 2022.
Det er en utfordring å rekruttere nok helsepersonell, særlig sykepleiere. Økningen i tjenestebehov medfører økt behov for helsefagarbeidere, og vi ser at det er lavere tilgang på kvalifisert personell også fra denne yrkesgruppen.
Vi deltar i TØRN-prosjektet i regi av KS. Målet er å sikre bærekraftige helsetjenester med kvalitet og kontinuitet for både pasienter, pårørende og medarbeidere. For å klare det jobber vi med endring av organisering av arbeid og arbeidstid.
1.4.1.2 Økonomi
Prognose ved andre tertial var merforbruk på 3,1 millioner kroner. Merforbruk skyldes økt tjenesteproduksjon i flere avdelinger, samt bruk av vikarbyrå for å kompensere for manglende rekruttering av sykepleiere. Vi klarte likevel å reversere utviklingen i merforbruk mot slutten av året ved reduksjon i bemanning til et årsresultat på 680 000 over budsjett.
1.4.2 Hjemmebaserte tjenester
1.4.2.1 Arbeidsgiver
1.4.2.1.1 Sykefravær
Hjemmetjenesten hadde et samlet sykefravær på 11,1 prosent i 2022, hvorav 3,3 prosent er korttidsfravær. Det er store variabler avdelingsvis i hjemmetjenesten. Et snitt på de tre avdelingene ligger på 9,4 prosent fravær i 2022. Hjemmesykepleien/dagsenter og hjemmehjelp har i snitt hatt 11,3 prosent fravær gjennom året 2022 med høyeste fraværsprosent i første kvartal, kjøkken har hatt snitt på 2,4 hvor de kun har hatt registrert fravær i første kvartal 2022. Fysio- og ergotjenesten har hatt høyt snitt gjennom hele året 2022 hvor fjerde kvartal i 2022 er det høyeste. Det er primært langtidsfravær av ulike helsemessige årsaker og det er ikke meldt inn arbeidsforhold som årsak til fravær. Første kvartal 2022 var også preget av Covid-19 pandemi.
1.4.2.1.2 Utfordringer
Utfordringer for hjemmetjenesten har vært økt etterspørsel etter tjenester grunnet rask utskriving fra spesialisthelsetjenesten og store behov for helsetjenester hos hjemmeboende.
Randaberg kommune har lav sykehjemsdekning sammenlignet med omkringliggende kommuner. Dette er tidvis svært krevende for hjemmetjenesten både i samarbeidet med fastleger, spesialisthelsetjenesten og andre samarbeidspartnere som hjemmetjenesten. Godt samarbeid på dette området er helt avgjørende for å få til gode pasientforløp i hjemmene. Samarbeidet kan omhandle gjensidig forståelse for utfordringene en står ovenfor med tanke på å gi forsvarlige tjenester til hjemmeboende som har store behov. Det er utfordrende når pasienter utskrives fra spesialisthelsetjenesten på kort varsel og har store hjelpebehov som skal ivaretas hjemme. Da skal tilrettelegging i hjemmet være gjort før hjemkomst og det skal være tilstrekkelig bemanning og fagkompetanse på plass på kort varsel.
1.4.2.2 Økonomi
Prognose som ble lagt inn i andre tertial var et merforbruk på 1,6 millioner kroner. Det reelle merforbruket ble på 1,76 millioner kroner. Vi har store merforbruk på vikarlønn, vikarinnleie, overtidslønn, fastlønn, personlig assistanse og matvareinnkjøp til kjøkken. Det er også merforbruk på reiseutgifter som taxi til å kjøre brukere til og fra dagsenter. Det er økt etterspørsel etter tjenester som igjen fordrer at vi har bemanning og riktig kompetanse tilgjengelig. Dette for å kunne yte forsvarlige tjenester til pasienter hjemme. I justert budsjett for 2022 er det overført lønnsmidler for nyansatt fagutvikler i Helse og velferd, det er lagt inn en innsparing relatert til sykefravær på 0,5 prosent tilsvarende 301 000 kroner av kommunestyret, samt at et tiltak for å leie ut boliger på Vistestølen til studenter ikke er gjennomført.
1.4.3 Bolig- og avlastningstjenesten
1.4.3.1 Arbeidsgiver
1.4.3.1.1 Sykefravær
Bolig- og avlastningstjenesten hadde et samlet sykefravær på 11,2 prosent i 2022, hvorav 4,2 prosent er korttidsfravær. Det har i 2022 jevnt over vært et stort sykefravær, kun en avdeling hadde et akseptabelt nivå på 7,3 prosent, det er likt fordelt med kort- og langtidsfravær. Ellers ligger det fra 10,7 prosent opptil 14,6 prosent. Det er viktig å fremheve at det i de fire avdelinger med høyest fravær er en overvekt på langtidsfravær, det står for henholdsvis 6 til 9,9 prosent. Det er så langt det er kjent ikke arbeidsrelatert fravær. Noen av de langtidssykemeldte er i høst gått over på arbeidsavklaringspenger.
Det har i perioder vært høyt korttidsfravær grunnet Covid-19-utbrudd. I høst og vinter kom vanlig sesongbetinget korttidssykefravær inn med ekstra styrke. Det skyldes fravær av samme i perioden med pandemi grunnet nasjonale og lokale restriksjoner.
1.4.3.1.2 Utfordringer
Det ble i desember 2021 vedtatt at prosjektet om å få til et tilbud for personer med utviklingshemming på Vistestølen skulle tas opp igjen. Denne gang var dette tenkt for de eldste og de med tilsvarende funksjonsnivå. I første halvdel av 2022 ble det jobbet målrettet med dette prosjektet. Det berørte tre eksisterende avdelinger og det måtte jobbes på flere berøringsflater samtidig, både pårørende til de berørte tjenestemottakere, tre personalgrupper og en større tverrfaglig sammensatt gruppe med representanter fra kommunen og eksterne fagfolk for ombygging. Det var en stor og tidskrevende jobb, som i tillegg skapte mye uro, medieoppslag og tilsyn fra Likestillings- og diskrimineringsombudet (LDO). Høsten 2022 ble det imidlertid besluttet av kommunedirektøren at prosjektet skulle settes på vent, da ombygging ble vesentlig dyrere enn forventet. Det ble politisk vedtatt i desember 2022 at prosjektet ikke skulle realiseres.
Bo- og avlastningstjenesten (BOAT) hadde fem tilsyn fra Statsforvalteren i 2022, alle var opp mot enkelte tjenestemottakere. En var som følge av klage fra pårørende, en som følge av uventet dødsfall og tre var inn mot vedtak om planlagt bruk av tvang og makt og fortløpende dokumentasjon av disse. Det ble ikke avdekket lovbrudd eller uforsvarlige tjenester på to tilsyn, men det ble avdekket lovbrudd knyttet opp mot tilsyn på bruk av tvang og dokumentasjon av dette. Dette underbygger at det er behov for kompetanseheving, og at det må tenkes nytt om organisering av kritisk kompetanse.
Det er jobbet målrettet med kompetanseheving bl.a. ved heldags fagdager på dokumentasjon for alle ansatte i BOAT. Det er startet opp med flere fagteam på tvers av avdelingene i BOAT for å få til større målrettet fokus, deling av erfaring og kompetanseheving. Det ble bl.a. nedsatt nytt team på tvang og makt. Dette skal iverksettes 2023.
Det er som nevnt vanskelig å rekruttere og beholde vernepleiere og sykepleiere. Det er samtidig flere tjenestemottakere med funksjonsfall enten grunnet alder, forventet grunnet diagnose og/eller somatiske helseutfordringer. Det krever ny og økt kompetanse, og det presser frem større bruk av kompetanse mellom avdelingene, kompetanseheving generelt og veiledning til personalet. I inneværende år er dette imøtekommet ved at det er tilført ansatte med fagansvar i alle avdelinger og opprettet fagteams på tvers av avdelingene. Selv med kort fartstid oppleves det å ha en positiv nytteverdi. Det er til 2023 lagt inn nye årsverk for å kunne styrke dette arbeidet med henholdsvis 50 prosent stilling for implementering av PAS (positiv atferdsstøtte) og 25 prosent fagveilederstilling.
Det ligger en reduksjon på 1,5 millioner kroner på redusert vikar- og overtidsbruk for 2023. Det er en bevisst holdning til å redusere innleie ved fravær, men med et høyt fravær blir det vanskelig å innfri kuttet likevel, da det ikke kan reduseres med innleie med mer enn maks en person per vaktskifte. Det er en hårfin balanse å gå med redusert innleie over tid, da dette medfører en slitasje i personalgruppen og vi risikerer en vond spiral med enda høyere fravær, dårlig arbeidsmiljø og turnover. I tillegg medfører det dårlig kontinuitet og kvalitet i tjenesteytingen.
Det er økte avlastningsbehov for barn, unge og unge-hjemmeboende voksne. Det er en utfordring at unge hjemmeboende voksne enda ikke har fått et botilbud, både med tanke på kapasitet og det å få avlastningstilbudet tilpasset alder og funksjonsnivå.
På grunn av manglende oppussing har det har vært frustrasjon på av det kommunale dagaktivitetssenter. Lokalene er ikke tilpasset for personer med funksjonsnedsettelser, heller ikke bruksområdet. Det har vært vanskelig å lage til gode tilrettelagte tilbud og vanskelig å holde oppe motivasjonen til å bruke tilbudet. Pårørende har gitt tydelig uttrykk for misnøyen sin. Det var planlagt en utbedring i 2022, men den økonomiske situasjonen satte en stopper for det. Det forventes en oppussing i 2023, omfanget er ukjent.
1.4.3.2 Økonomi
I andre tertial ble det meldt et forventet merforbruk på 2,3 millioner kroner. Det ble meldt inn tilsvarende på økte brukerrelaterte behov, hvilket ikke ble imøtekommet med budsjettjustering. I oktober lå det an til 3,8 millioner kroner og november 3,4 millioner kroner i merforbruk. En bred formidling om kommunens økonomiske situasjon og innføring av at det ved første fravær på et vaktskifte ikke skal leies inn, ble endelig resultat for 2022 på 2,9 millioner kroner Det viser at det ble jobbet godt med å få ned merforbruket, all honnør til ledere og ansatte ute i avdelingene. Det er samtidig viktig å huske på at det er en risikofaktor å gå med redusert bemanning sammenhengende over tid.
Årsak til merforbruket er hovedsaklig at det er leid inn ekstra fast tilsvarende tre årsverk grunnet økt tjenesteyting, dette er det tatt høyde for i budsjett 2023. Det er i tillegg vært perioder med behov for økt innleie grunnet utfordringer og/eller funksjonsfall hos enkelte tjenestemottakere.
Økonomien er også blitt utfordret grunnet et høyt sykefravær, ledige stillinger gjennom året som det har vært vanskelig å rekruttere til og stor turn over i enkelte avdelinger. Det betyr ekstra innleie, dobbel lønnsutbetaling ved fravær, opplæring av nye ansatte og vikarer samt medfølgende sosiale utgifter. I perioder har det medført forholdsvis stor bruk av overtid for å inneha en forsvarlig grunnbemanning til enhver tid. Det har vært et stort fravær på natt i flere avdelinger og det medfører fort utfordringer, da det er få som ønsker eller kan gå natt. Det jobbes kontinuerlig med å få ansettelse i faste stillinger, men det merkes at det er blitt vanskeligere å rekruttere.
Refusjon grunnet Covid-19 relatert fravær ble dekket ut april. Det har vært perioder med stort fravær grunnet ubrudd av Covid-19 og følgende utgifter etter april.
1.4.4 Psykisk helse- og rus
1.4.4.1 Arbeidsgiver
1.4.4.1.1 Sykefravær
Det totale sykefraværet i virksomheten var på 13,5 prosent i 2022, hvorav 3,1 prosent var korttidsfravær. Sykefraværet ligger høyere enn det som er målet for kommunen og det er vi ikke fornøyd med. Vi har hatt et utfordrende år med flere avvik på trusler og utageringer mot ansatte både fra beboere i bofellesskap og deres besøkende. Dette er krevende for de ansatte og resulterte i en del sykefravær.
1.4.4.1.2 Utfordringer
Målsetting om trygge og gode boforhold for brukere med sammensatte vansker har i perioder vært krevende å innfri. Noen ganger kommer det uønsket besøk i boligene, og relasjonene mellom brukerne kan være preget av ambivalens. Det har vært nødvendig å leie inn vektere av hensyn til beboere og ansattes sikkerhet. Det har også vært nødvendig med oppbemanning av personal.
Forebygging og håndtering av utagerende atferd er en generell utfordring i bofellesskap for beboere med psykiske vansker og rusvansker. Dette krever stabil og god kompetanse, og det har noen ganger vært nødvendig med økt bemanning.
1.4.4.2 Økonomi
I 2022 var resultatet for psykisk helse og rus et merforbruk på omtrent 1, 2 millioner kroner. I hovedsak skyldes dette kostnader for ressurskrevende tjenester og innleie av vektere.
1.4.5 Tjeneste- og koordineringskontoret
1.4.5.1 Arbeidsgiver
1.4.5.1.1 Sykefravær
Sykefraværet var 4,2 prosent i 2022, hvorav 3 prosent av var korttidsfravær. Hovedårsaken til sykefraværet var Covid-19.
1.4.5.1.2 Utfordringer
Økende etterspørsel etter helse og omsorgstjenester, det innebærer økende saksmengde på kontoret.
Mangel på sykehjemsplasser gjennom hele året og spesielt mot slutten. Det legges ned et betydelig arbeid for å finne løsninger. Den emosjonelle belastningen er stor når de ansatte ser at det er et stort behov for hjelp som ikke kan imøtekommes. Ansatte utsettes for stor stress fra både sykehus, ansatte i kommunen og pårørende.
I tillegg har det vært et betydelig stress at det ble innført en lovfestet rett til barnekoordinator 1. august 2022, og Tjenestekontoret fikk ansvar for å administrere tjenesten uten tilførte ressurser.
Resultat av prioritering av arbeidsoppgaver på kontoret kan gi mindre grundig arbeid. Ikke alle søknader blir så godt utredet som vi skulle ønske. Karlegginger i søkers hjem må nedprioriteres og besøk på sykehus finner nesten aldri sted.
1.4.5.2 Økonomi
Prognose har vært balanse gjennom hele året. Resultatet er mindreforbruk på 200 000 kroner. Det er flere overliggdøgn på Stavanger universitetssykehus enn budsjettert, noe som har gitt en merkostnad på 850 000 kroner. Det er mindreforbruk på omsorgslønn, fritidskontakt, avlastning og kjøp fra kommuner.
2 Oppvekst
2.1 Oppsummering
Oppvekstsektoren har i 2022 vært igjennom et år med både store utfordringer og omstillinger. Stikkord er blant annet dannelse av Familieenheten som medførte en samling av alle tjenester knyttet til barn og unge under Oppvekst som tjenesteområde. Grunntjenestene har forholdt seg til endringer knyttet til lavere barnetall i barnehagene, og med det effektuering av bemannings- og innsparingstiltak.
For skolesektoren har spesielt høsthalvåret opplevdes som krevende for både ledere og medarbeidere, hvor planlegging av scenario 2023 og skolestruktursaken har preget hverdagen. Med alt det viktige arbeidet Oppvekstfeltet står foran av videre omstilling, er det nå behov for ro til å samle troppene for å gi best mulig tjenester til barn, unge og deres familier innenfor våre økonomiske rammer.
2.2 Arbeidsgiver
2.2.1 Sykefravær
Oppvekst hadde et samlet sykefravær i 2022 på 8,8 prosent, hvorav 2,8 prosent var korttidsfravær. Sykefraværstatistikken for Oppvekstsektoren varierer stort fra område til område. Områdene skole og SFO har samlet sett det laveste fraværet av våre sektorer, selv om det også der er lokale variasjoner. For barnehagene er stort sykefravær fremdeles en utfordring. Det samme gjelder for Barnevernstjenesten. Også i Oppvekstsjefens stab har året medført store utfordringer knyttet til mange og lange sykemeldinger, uten at vi har brukt en eneste vikar for å spare penger. Dette har medført primært et større drifts- enn utviklingsfokus i større perioder av året.
1.2.2 Utfordringer
Oppstarten av Familieenheten har vært både inspirerende og krevende gitt at vi opplever en større forståelse fra brukerne om tilgangen til lavterskeltilbud som for eksempel Familieteam. Samtidig er Barnevernsreformen/Oppvekstreformen en stor oppgave for kommunene, og ikke minst alt det komplekse og ressurskrevende arbeidet knyttet til det økte ansvaret mot fosterhjemsområdet innen barnevernet. Barnevernet har med omleggingen til Familieenheten overført en del saker til Familieteamet, og således fått færre saker å jobbe med som var nødvendig.
Samtidig har de også fått vesentlig større og mer komplekse oppgaver overført fra Staten. Dette gjør omstillingen krevende, og er med på å forklare nok et turbulent år i tjenesten. Hele kommuneledelsen er involvert i det videre utviklingsarbeidet her, og i løpet av 2023 og 2024 skal vi samarbeide med et Veiledningsteam fra Buf. dir. for å stabilisere tjenesten.
Omstillingene i grunntjenestene skole og barnehage, knyttet til kommunens økonomiske situasjon, jobbes det med hver eneste dag i virksomhetene. Vi har barnehager og skoler som er ambisiøse i forhold til hvilken oppfølging vi gir til barn og unge i Randaberg. Det skal vi være glade for. Dette gjør det selvsagt også utfordrende når vi må forholde oss til den økonomiske virkeligheten som oppleves vesentlig mer krevende enn før. De statlige bemanningsnormene gjør også det lokale handlingsrommet mindre, og i skolene er det færre og færre av andre yrkesgrupper til å understøtte lærernes arbeid sammen med elevene.
Vi må derfor berømme både barnehager og skoler for å holde fokus på god tjenesteyting i et paradigmeskifte knyttet til demografien og den økonomiske realiteten.
2.3 Økonomi
Oppstarten av Familieenheten har vært både inspirerende og krevende gitt at vi opplever en større forståelse fra brukerne om tilgangen til lavterskeltilbud som for eksempel Familieteam. Samtidig er Barnevernsreformen/Oppvekstreformen en stor oppgavene for kommunene, og ikke minst alt det komplekse og ressurskrevende arbeidet knyttet til det økte ansvaret mot fosterhjemsområdet innen barnevernet. Barnevernet har med omleggingen til Familieenheten overført en del saker til Familieteamet, og således fått færre saker å jobbe med som var nødvendig.
Samtidig har de også fått vesentlig større og mer komplekse oppgaver overført fra Staten. Dette gjør omstillingen krevende, og er med på å forklare nok et turbulent år i tjenesten. Hele kommuneledelsen er involvert i det videre utviklingsarbeidet her, og i løpet av 2023 og 2024 skal vi samarbeide med et Veiledningsteam fra Buf. dir. for å stabilisere tjenesten.
Omstillingene i grunntjenestene skole og barnehage knyttet til kommunens økonomiske situasjon jobbes det med hver eneste dag i virksomhetene. Vi har barnehager og skoler som er ambisiøse i forhold til hvilken oppfølging vi gir til barn og unge i Randaberg. Det skal vi være glade for. Dette gjør det selvsagt også utfordrende når vi må forholde oss til den økonomiske virkeligheten som oppleves vesentlig mer krevende enn før. De statlige bemanningsnormene gjør også det lokale handlingsrommet mindre, og i skolene er det færre og færre av andre yrkesgrupper til å understøtte lærernes arbeid sammen med elevene.
Vi må derfor berømme både barnehager og skoler for å holde fokus på god tjenesteyting i et paradigmeskifte knyttet til demografien og den økonomiske realiteten.
2.4 Virksomhetsområdene
2.4.1 Barnehage
2.4.1.1 Arbeidsgiver
Vi har utarbeidet en barnehagebruksplan i 2022 i tråd med den politiske bestillingen. Vi har således et etterlengtet styringsverktøy som vil hjelpe oss i den langsiktige riggingen av tjenestene i sektoren. Vi er også i gang med et spennende utviklingsarbeid lokalt sammen med UIS, hvor vi har spesielt fokus på å styrke rollen som pedagogisk leder i barnehagesektoren.
Styrket barnehage består av spesialpedagoger og miljøterapeuter som utfører vedtak om spesialpedagogisk hjelp og tilrettelegging i henhold til Barnehageloven §31 og 37. Hjelpen gis både i private og kommunale barnehager basert på sakkyndig vurdering fra PPT. I tillegg har styrket barnehage ansvar for flerspråklige barn i barnehagene, herunder nyankomne flyktninger. Styrket barnehage har i 2022 hatt et utviklingsarbeid i samarbeid med PPT og Statped for å heve kompetanse innenfor Autismespekteret. Styrket barnehage deltar på utviklingsarbeidet som er i gang med UiS for pedagogiske ledere 22/23.
2.4.1.1.1 Sykefravær
Sykefraværet i barnehagene er fremdeles høyt, samlet i 2022 på 12,4 prosent, hvorav 3,5 prosent var korttidsfravær. Det er likevel viktig å se bak disse tallene gitt at vi har flere barnehager som ikke er store. Det betyr at noen få langtidssykemeldinger vil gi store utslag i statistikken. Vi er likevel nødt til å se nærmere på konstruktive tiltak for å få ned sykefraværet i sektoren. Vi vil få hjelp av personalavdelingen til å jobbe systematisk med dette.
Styrket barnehage har hatt totalt sykefravær på 17,5 prosent i 2022 på grunn av langtidssykemeldinger. Leder har fulgt opp ansatte i sykefraværet, og det har vært delvis mulighet til å tilrettelegge grunnet fraværets art. Alle ansatte er nå tilbake i hele eller deler av sin stilling. Det har vært gjort avtaler om noe kompensasjon til barnehagene for frafall av timer, men det er ikke satt inn vikarer.
2.4.1.1.2 Utfordringer
Barnehagene har hatt store utfordringer knyttet til å skaffe vikarer til bemanningen etter pandemien. Dette er en utfordring hele sektoren i hele landet står ovenfor. Det er et skrikende behov for vikarer.
2.4.1.2 Økonomi
Vi har lokalt endret retningslinjene for hvordan barnehagene budsjetteres. Det vil si at barnehagene oppdaterer barnetallene månedlig og rapporterer disse. Det gir et veldig presist anslag for hvilke midler den enkelte barnehage til enhver tid skal ha disponibelt. Dette gir også mer riktige tilskudd til de private barnehagene.
Det knytter seg uforutsigbarhet i budsjett for styrket barnehage vedrørende refusjonsordninger til andre kommuner da dette henger sammen med barn hjemmeboende i Randaberg som benytter barnehageplass i andre kommuner. Ved spesialpedagogisk hjelp for disse barna er det Randaberg som betaler for den hjelpen basert på sakkyndige vurderinger i vertskommunen.
Dette er på samme måte usikkerhet på forventede inntekter der barn fra andre kommuner går i private barnehager i Randaberg, der kommunen sender krav til hjemkommunen dersom barnet har spesped-hjelp.
Grunnet mangel på forutsigbarhet i forhold til utgifter med barn i andre kommuner og endring i forventede inntekter innenfor samme område har Styrket barnehage hatt merforbruk i 2022.
2.4.2 Skole
2.4.2.1 Arbeidsgiver
Det er ingen tvil om at særlig høsten 2022 har blitt opplevd som krevende av både ledere og medarbeiderne i skolesektoren. Summen av foreslåtte innsparingstiltak i budsjettprosessen sammen med en meget energikrevende skolestrukturdebatt, har krevd mye av mange emosjonelt sett. Dette har både fagforeningene og skolelederne rapportert direkte til Oppvekstsjefen om. Derfor var det viktig å få landet skolestruktursaken ikke for langt inn i det nye året.
Vi trenger fokus på å stå samlet til beste for elevene våre, og derfor trenger vi nå arbeidsro til å utvikle tjenestetilbudet best mulig med de rammer vi har til rådighet.
2.4.2.1.1 Sykefravær
Skolesektoren har samlet sett et sykefravær på 6,7 prosent inklusiv SFO-ene og ATO, herav 2,4 prosent korttidsfravær.
2.4.2.1.2 Utfordringer
Som nevnt har skolestruktursaken preget 2022 i stor grad for skolesektoren. Samtidig har skolene de siste par årene også hatt lederskifter i lederteamene sine, og dette preger jo også organisasjonene våre. Det er ikke til å legge skjul på at budsjettprosessen for 2022 opplevdes som en stor utfordring i skolesektoren. Kutt på nesten 7 millioner kroner (inkl. ATO) mot inngangen av 2023 har vært heftig debattert i både interne møter og på de enkelte lærerrom.
2.4.2.2 Økonomi
Skolefeltet er det som samlet sett har høyest merforbruk i 2022. Det betyr at det er skolene som får de største utfordringene med å nå budsjettmålene og innfri rammene for nytt økonomireglement. Dette er skolelederne veldig klar over, og vi har også justert den interne fordelingsmodellen mellom skolene for å lage et mest mulig rettferdig og forutsigbart system.
Vi er også i gang med å utforme en modell for å rapportere jevnlig på ressurskrevende brukere som Helsesektoren har gjort i mange år til kommunedirektøren. Dette vil også samlet sett sikre oss bedre kontroll på den løpende økonomien til skolene gjennom året. Det blir viktig å bruke tertialene godt til å orientere om dette.
I tillegg har vi x-faktoren knyttet til Introbasen, gitt at vi enda ikke vet hvor mange nye elever vi samlet skal tilby et tilbud der etter sommeren. Dette vil kunne utfordre både praktisk og økonomisk gjennom året.
2.4.3 Familieenheten
2.4.3.1 Arbeidsgiver
Familieenheten består av helsestasjonstjenester, kommunens familieteam og barneverntjenesten.) Enheten ble opprettet den 1. januar 2022 som resultat av arbeid med barnevern/oppvekstreform. Intensjon ved opprettelse var å øke kommunens forebyggende tilbud til barn, unge og familier. På denne måten vil en unngå at problemer utvikler seg til å bli større i omfang, og mer ressurskrevende for både innbyggere og kommune. Ved opprettelse av familieenheten har det vært nødvendig med justeringer i ressurser for å endre tjenestetilbudet. Det er derfor i flere omganger foretatt flyttinger av midler mellom ansvarsnummer. Reformen har i tillegg medført nye oppgaver, og økte utgifter i barneverntjenesten. Det er behov for stabilisering av organisasjon og drift etter oppstartsår.
2.4.3.1.1 Sykefravær
Familieteam og barneverntjenesten har hatt et sykefravær på totalt sett 13,5 prosent i 2022. Sykefravær i helsestasjonen har vært på 9,9 prosent. Familieenhetens administrasjon og ledelse har sykefravær på 0,4 prosent. Årsak til sykefravær i alle avdelinger er hovedsakelig langtidssykemeldinger, men også større grad av alminnelige sykdommer. Konsekvens av Covid-19-pandemi ser ut til å ha hatt innvirkning på fravær.
2.4.3.1.2 Utfordringer
Etter flere justeringer i tjenestetilbud er det behov for stabilisering av organisering og drift i enheten.
Endring i barneverntjenesten knyttet til økte utgifter på plasseringer utenfor hjemmet skaper utfordringer i økonomi ved nye vedtak. Betydningen av å finne gode løsninger internt i kommunen har fått større relevans etter barnevern/oppvekstreform. Det samme har betydningen av gode forebyggende tiltak. Det er nødvendig å se på satsinger som kan gjøres for å skape de beste forutsetninger fremover.
2.4.3.2 Økonomi
Virksomheten har samlet et positivt resultat. Det er imidlertid noe variasjon mellom avdelingene. Barneverntjenestens resultat er preget av en større andel mottatte tilskudd enn forventet. Helsestasjonens resultat er preget av mindre grad av mottatt tilskudd. I tillegg har helsestasjonen noe merforbruk på lønn. Familieteamet har positivt resultat da leder av avdelingen ikke ble ansatt før 01.09.22, og lønnsutgifter til denne stillingen var planlagt i årets budsjett. Alle avdelinger har gått med vakante stillinger i løpet av året grunnet sykefravær og turnover. Både lønnsmidler og prosjekter er flyttet mellom ansvarsnummer i organiseringen for å tilpasses endringer i tjenestetilbud. Både helsestasjon og barneverntjeneste har økende utgifter til tolk.
2.4.4 PPT
2.4.4.1 Arbeidsgiver
I 2022 har personalsituasjonen i PPT stabilisert seg og alle stillingene ble besatt. Vi har hatt omtrent fem måneder uten logoped før vi fikk inn vikar på høsten.
2.4.4.1.1 Sykefravær
Familieteam og barneverntjenesten har hatt et sykefravær på totalt sett 13,5 prosent i 2022. Sykefravær i helsestasjonen har vært på 9,9 prosent. Familieenhetens administrasjon og ledelse har sykefravær på 0,4 prosent. Årsak til sykefravær i alle avdelinger er hovedsakelig langtidssykemeldinger, men også større grad av alminnelige sykdommer. Konsekvens av Covid-19-pandemi ser ut til å ha hatt innvirkning på fravær.
2.4.4.1.2 Utfordringer
Etter flere justeringer i tjenestetilbud er det behov for stabilisering av organisering og drift i enheten.
Endring i barneverntjenesten knyttet til økte utgifter på plasseringer utenfor hjemmet skaper utfordringer i økonomi ved nye vedtak. Betydningen av å finne gode løsninger internt i kommunen har fått større relevans etter barnevern/oppvekstreform. Det samme har betydningen av gode forebyggende tiltak. Det er nødvendig å se på satsinger som kan gjøres for å skape de beste forutsetninger fremover.
2.4.4.2 Økonomi
Virksomheten har samlet et positivt resultat. Det er imidlertid noe variasjon mellom avdelingene. Barneverntjenestens resultat er preget av en større andel mottatte tilskudd enn forventet. Helsestasjonens resultat er preget av mindre grad av mottatt tilskudd. I tillegg har helsestasjonen noe merforbruk på lønn. Familieteamet har positivt resultat da leder av avdelingen ikke ble ansatt før 01.09.22, og lønnsutgifter til denne stillingen var planlagt i årets budsjett. Alle avdelinger har gått med vakante stillinger i løpet av året grunnet sykefravær og turnover. Både lønnsmidler og prosjekter er flyttet mellom ansvarsnummer i organiseringen for å tilpasses endringer i tjenestetilbud. Både helsestasjon og barneverntjeneste har økende utgifter til tolk.
3 NAV
3.1 Oppsummering
I 2022 jobbet NAV systematisk med bosetting og bosatte 158 flyktninger. NAV har fortsatt med satsing på utdanningstiltak og 10,6 prosent av personer under arbeidsavklaring deltok i et utdanningstiltak i 2022.
3.2 Arbeidsgiver
3.2.1 Sykefravær
Sykefravær for 2022 økte sammenlignet med 2021, og ble 9,1 prosent. Av dette var 2,5 prosent korttidsfravær. Medarbeidere og tillitsvalgte samarbeidet godt med ledere og NAV klarte å legge forholdvis godt til rette for et akseptabelt arbeidsmiljø til tross for krevende arbeidsforhold knyttet til en stor økning i arbeidsmengde på grunn av flyktningkrisen og utfordringer med kontorlokaler som ikke er tilpasset medarbeidernes og brukernes behov.
3.2.1 Utfordringer
Økning i utgifter til strøm, men også økning i andre utgifter blant annet mat og drivstoff var krevende for mange i 2022. NAV gir veiledning og informasjon på lov om sosiale tjenester og om Husbanken sine bostøtte og strømstøtte. NAV Randaberg- Kvitsøy har hatt fokus på å gi råd og veiledning for å forebygge økonomisk problemer i lang tid.
Arbeidsledigheten i Randaberg og Rogaland stabilisert seg på et lavt nivå i 2022. Fra januar og frem til oktober gikk ledigheten jevnt og trutt nedover. Behovet for arbeidskraft er stort i mange bransjer, deriblant helse, pleie og omsorg.
I 2022 fortsatte medarbeidere i NAV Randaberg- Kvitsøy å satse på utdanningstiltak for personer under arbeidsavklaring. 10, 6 prosent av innbyggere under arbeidsavklaring i den grønne landsbyen deltok i et utdanningstiltak, noe som er den høyeste andelen i Rogaland. Utdanning øker muligheten for varig tilknytting til arbeid. Utdanningstiltak er bra for brukere. Det er en fornuftig utnyttelse av offentlig ressurser, og det er helt nødvendig for lokale bedrifter som trenger arbeidskraft.
Randaberg bosatte 158 flyktninger i 2022. Bosetting av flyktninger er en tverrfaglig oppgave og kommunen og dyktige ledere og fagfolk jobber godt sammen og fant løsninger til mange nye og kompleks problemstillinger. Det er fremdeles utfordringer knyttet til å fram skaffe nok boliger og framskaffe flere fastleger.
3.3 Økonomi
NAV har en betydelig mindre forbruk i 2022.
Det var bosettinger gjennom hele året, men fleste bosettinger i fjerde kvartal og da ga Randaberg kommune kortere perioder og derfor lavere utgifter enn budsjettert til introduksjonsstønad, norskopplæring og introduksjonsprogram og sosialhjelp.
NAV hadde en betydelig mer forbruk på sosialhjelp i 2022 sammenlignet med 2021. Hovedgrunnen for det var en stor økning i antall bosettinger, men høyere strøm- og matpriser førte også til at flere personer fikk sosialhjelp i 2022 sammenlignet med 2021. Boligmarkedet i regionen er krevende, og flere personer fikk hjelp fra NAV til midlertidig bolig i 2022.
4 Samfunn og kultur
4.1 Oppsummering
Økonomien for tjenesteområdet Samfunn og kultur har mindreforbruk på omtrent 7,8 millioner kroner ved årsslutt. Bygg og eiendom hadde mindreforbruk på omtrent 7,1 millioner kroner, og Teknisk drift hadde mindreforbruk på omtrent 1,3 millioner kroner, i hovedsak knyttet til tilførte midler for å dekke strøm. Miljø og samfunnsutvikling hadde merforbruk på omtrent 110 000 kroner, i hovedsak knyttet til lavere gebyrinntekter enn forventet. Kultur hadde merforbruk på omtrent 525 000 kroner, i hovedsak knyttet til regnskapsteknisk feil.
4.2 Arbeidsgiver
4.2.1 Sykefravær
Sykefravær for 2022 økte sammenlignet med 2021, og ble 9,1 prosent. Av dette var 2,5 prosent korttidsfravær. Medarbeidere og tillitsvalgte samarbeidet godt med ledere og NAV klarte å legge forholdvis godt til rette for et akseptabelt arbeidsmiljø til tross for krevende arbeidsforhold knyttet til en stor økning i arbeidsmengde på grunn av flyktningkrisen og utfordringer med kontorlokaler som ikke er tilpasset medarbeidernes og brukernes behov.
4.2.2. Utfordringer
Samfunn og kultur hadde sitt første år som tjenesteområde i 2022. Tjenesteområdet ble opprettet gjennom at tre tjenesteområder: Tekniske tjenester, Kultur og Miljø og samfunnsutvikling, ble slått sammen til ett tjenesteområde. I denne prosessen ble tre kommunalsjefstillinger redusert til én.
Organisasjonsutvikling er en spennende, krevende og langsiktig prosess. Målene som er satt for organisasjonsutviklingen for Samfunn og kultur er at det skal gi effektive og gode tjenester, gode styringslinjer, god faglig ledelse, og godt arbeidsmiljø. Det er i prosessen brukt god tid på å bli kjent med avdelingenes oppgaver og medarbeidere. I 2022 har hovedfokus vært på organisering av tidligere Tekniske tjenester og Miljø og samfunnsutvikling. Organisasjonsutvikling av området vil fortsette også i 2023. Vi kan allerede ane at de grepene som er tatt vil gi resultater. Hva som er gjort ved de ulike avdelingene er beskrevet nærmere i kapittel 4.4.
Samfunn og kultur er et tjenesteområde med et bredt spekter av ansvarsområder og oppgaver. Plikt til tjenesteyting fordrer at kommunen til enhver tid har tilstrekkelig kompetanse innenfor alle deler av tjenesteområdet. Flere av avdelingene i Samfunn og kultur er små, med små fagmiljø. Dette gjør det utfordrende å sikre tilfredsstillende kompetanse innenfor alle spesialiteter.
Størstepartene av utgiftene på tjenesteområdet er lønn. For å sikre nødvendig innsparing hadde vi i 2022 flere vakante stillinger. Dette har gitt innsparing for kommunen, samtidig som det også innebærer at vi er svært sårbare ved fravær og har lite kapasitet for ekstra oppgaver.
I en situasjon hvor vi har små fagmiljø, sammen med underbemanning og mange oppgaver er det utfordrende, men nødvendig å balansere og prioritere
4.3 Økonomi
Samfunn og kultur har et stort spenn av oppgaver og avdelinger. Alle har viktige samfunnsoppdrag, og leverer viktige og gode tjenester for våre innbyggere. Dette gjør vi på ulike måter, og med ulike budsjett. Mens Bygg og eiendom og Teknisk drift har relativt store budsjett, har Kultur og Miljø og samfunnsutvikling mindre i sine driftsbudsjett. Dette gir utslag i forhold til spillerom og størrelse på avvik.
En relativt stor del av budsjettet er basert på inntekter som vi ikke rår over, som gebyrinntekter for byggesak- og planbehandling, matrikkelarbeid, tilknytningsgebyr og billettinntekter.
En relativt stor del av budsjettet er også selvkost, som betyr at inntekt og utgift skal gå i null.
4.4 Virksomhetsområdene
4.4.1 Bygg og eiendom
Bygg og eiendom har ansvar for drift og vedlikehold av alle kommunens 38 formålsbygg og 172 boliger. Det er høyt tempo og mange pågående oppgaver samtidig.
Bygg og eiendom har også ansvaret for å skaffe boliger for krigsflykninger. Randaberg kommune vedtok å ta imot 155 flyktninger i 2022. Det ble laget en midlertidig prosjektgruppe med tre personer. To var ansatt frem til sommeren, mens én var ansatt ut året og i 2023. Bygg og eiendom jobber også tett med avdeling byggesak for å få boliger i godkjent stand, samt med NAV.
Organisasjonsutviklingen førte til at renhold i 2022 ble organisert under Bygg og eiendom, som en naturlig og viktig del av byggenes drift og vedlikehold. I årsrapporten er det derfor valgt å rapportere på renhold under samme overskrift. I tillegg ble oppgaver omdefinert, som innebar endring av en stilling til å ha det helhetlige ansvaret for å følge opp kommunens prosjekter. Det ble ansatt ny leder for avdelingen, som startet i september.
4.4.1.1 Arbeidsgiver
4.4.1.1.1 Sykefravær
Renholdsavdelingens sykefravær er redusert fra 12,1 prosent i 2021 til 9,2 prosent i 2022. Avdelingen har jobbet systematisk med å sikre opplæring i ergonomisk riktig arbeidsmetoder, i tillegg til å ha fokus på godt arbeidsmiljø. Det er svært gledelige at det gode arbeidet gir synlige resultater. Tallet for sykefravær i avdeling drift er noe høyt (6,4 prosent). Da det er relativt små avdelinger, gjør enkeltfravær store utslag.
4.4.1.1.2 Utfordringer
For Bygg og eiendom er det stort press fra andre tjenesteområder i kommunen, som har mange ønsker.
I første del av året var det to personer som jobbet administrativt. Disse ressursene fulgte opp kommunenes bolig-portefølje (178 bygg) og kommunale formålsbygg, i tillegg til å ha ansvar for avdelingens personal- og økonomioppfølging. Det er flere byggeprosjekter, store og små, som er igangsatt, og som ønskes igangsatt. På grunn av lav kapasitet har det ikke vært mulig å følge opp alle prosjektene. I en såpass sårbar situasjon så merker vi at uforutsette hendelser, som for eksempel brann på Ryggjatun, utfordrer den skjøre balansen.
Det har, gjennom flere år, blitt brukt lite ressurser på vedlikehold av kommunens bygningsmasse. Vi jobber for tiden med å oppdatere Vedlikeholdsplan for kommunale bygg Randaberg kommune 2016-2026. Arbeidet hittil peker mot at det må tas store grep og harde prioriteringer i det videre.
Det er kommet på plass en god organisasjon, og nye ressurser. Det blir jobbet godt med å få på plass gode rutiner, systemer og oversikter. Allerede mot slutten av året så vi gode resultater av dette.
4.4.1.2 Økonomi
Virksomhetsområdet har et mindreforbruk på omtrent 7,5 millioner kroner. Knyttet til tilførte ubrukte midler strøm, ellers hadde området hatt merforbruk.
4.4.2 Kultur
Kulturfeltet i kommunen er svært bredt og favner fra utøvende kunst, fritidsorganisering, undervisning til kunnskapsformidling og idrett. Kommunalt kulturarbeid i Randaberg er per i dag organisert gjennom seks, i stor grad, autonome avdelinger: kulturskole, bibliotek, fritid, idrett (Randaberghallen), Frivillighetens hus og kulturscene drift.
Kommunens 100-års jubileum har blitt behørig og spektakulært feiret med flere aktiviteter gjennom året. Blant annet Vinterugå med skøytebane og diskotek, fantastisk Vandreteater med et stort antall medvirkende, 3 dagers festival på Randabergfjellet, Tatleshow og Jubileumsforestilling.
I tillegg etablerte kommunen kommunal frivilligsentral, og Frivillighetens hus ble for alvor tatt i bruk og fylt med aktivitet.
Organisasjonsutvikling av området Kultur ble startet gjennom oppstartsmøte med ledere og hovedtillitsvalgte i november 2022.
4.4.2.1 Arbeidsgiver
4.4.2.1.1 Sykefravær
Sykefraværet er generelt lavt i kultur, med 3,6 prosent totalt. Korttidsfraværet var 2,1 prosent Da det er relativt små avdelinger, gjør enkeltfravær store utslag
4.4.2.1.2 Utfordringer
I forbindelse med feiring av kommunens 100 års jubileum ble kapasiteten til de relativt små avdelingene strukket helt til absolutt tålegrensen. Vi er nå klar for et «normalår» med god drift og fokus på å få til gode arrangementer.
4.4.2.2 Økonomi
Kultur har merforbruk på omtrent 525 000 kroner. Dette skyldes i hovedsak en teknisk feil i budsjettet, for leie av Conocohallen. Kommunen leide hallen for å tilby halltid til idretten i pandemien. Opprinnelig var det satt av 500 000 til leieutgifter i budsjettet. Dette har ved en feil blitt til 64 000. Faktiske leieutgifter til Conocohallen ble 711 000 kroner. Dersom man ser bort fra denne tekniske feilen var kultur i balanse.
Kultur har hatt flere fond, som er benyttet som en buffer. Grunnet ny kommunelov er det kommunestyret som skal vedta bruk av disposisjonsfond, og formålet med disposisjonsfond som virksomheten selv disponerer har dermed falt bort. Bruk og avsetning til disposisjonsfond foreslås i disposisjonssaken, i henhold til budsjett- og regnskapsforskriftens kapittel 4.
Billettinntekter er vanskelig å estimere. Starten av året var preget av pandemi, og vi så at det tok tid før publikum var klar for å komme tilbake til kulturarenaene.
4.4.3 Miljø og samfunnsutvikling
Miljø og samfunnsutvikling består av folkehelsekoordinator, beredskapskoordinator, og fagområdene plan, byggesak, geodata og landbruk. Avdelingen har mange oppgaver og høyt tempo.
Organisasjonsutviklingen førte til at det ble ansatt ny leder for avdelingen (med tiltredelse i 2023).
4.4.3.1 Arbeidsgiver
4.4.3.1.1 Sykefravær
Sykefraværet er lavt i Miljø og samfunnsutvikling med 1,7 prosent, hvor alt er korttidsfravær.
4.4.3.1.2 Utfordringer
På grunn av ansettelsesstopp og innsparing, er tjenesteområdet lavere bemannet enn det som er budsjettert. Dette gir seg utslag i at vi må prioritere hardt hvilke oppgaver vi jobber med, samtidig som vi ivaretar medarbeiderne på best mulig måte, og gjennomfører lovpålagte oppgaver med god kvalitet for våre innbyggere.
I 2022 var kommunalsjef Samfunn og kultur samtidig direkte leder Miljø og samfunnsutvikling. Dette ble merkbart på kapasiteten, da leder også er aktiv del av avdelingens drift.
4.4.3.2 Økonomi
Virksomhetsområdet har et merforbruk på omtrent 110 000 kroner. Lavere gebyrinntekter er i stor grad dekket inn av vakante stillinger. Midler for dekning av planstilling, som var budsjettert med midler fra Bymiljøpakken, ble fjernet av Bymiljøpakken i starten av året.
Deler av Miljø og samfunnsutviklings budsjett er basert på selvkost, som dekkes av gebyrinntekter. Antall og typer søknader som blir sendt inn til behandling ligger utenfor vår kontroll. Byggesakene gjelder i hovedsak mindre tiltak på boligeiendommer, og ombyggings- og rehabiliteringsprosjekter for bolighus og fritidsboliger. Det er liten byggeaktivitet innenfor landbruk, annen næring og offentlige bygg.
Store deler av planoppgavene vi jobber med er offentlige planer som vi ikke har gebyrinntekter på, som for eksempel Skiftesvik Harestadvika småbåthavn, trafikksikker løsning i Varen, sentrumsstrategi, frivillighetsplan, Bofellesskap i Dalveien og Dagsturhytte. I tillegg blir en god del av ressursene våre brukt til arbeid innenfor flere ulike faggrupper i Bymiljøpakken. Vi deltar også aktivt i bl.a. arbeidet med regionale planer og samarbeidsgruppe om Hålandsvatnet.
4.4.4 Teknisk drift
Teknisk drift består av fagområdene vann og avløp, renovasjon, park og grønt, og vei, og er en avdeling med høy aktivitet. Ansvar for kommunens parker og uteområder, veier, parker og lekeplasser.
Organisasjonsutviklingen sikret at ansatte ble organisert for å rapportere direkte til leder av avdelingen. Dette skapte gode, og effektive styringslinjer.
4.4.4.1 Arbeidsgiver
4.4.4.1.1 Sykefravær
Sykefraværet er lavt i Teknisk drift med 2,5 prosent, hvorav 1,8 prosent er korttidsfravær.
4.4.4.1.2 Utfordringer
Det er relativt stramt budsjett. Lekeplassutstyr er kostbart, og det er strenge krav til sikkerhet. Vi har midler til å skifte ut et par apparater i året, i tillegg til reparasjoner. Det er derfor nødvendig å prioritere lekeplasser og uteplasser for skolene og barnehagene.
De kostnadene kommunen har innenfor områdene vann, avløp, renovasjon og brannforebyggende tjenester (feiing), skal dekkes av de gebyrene abonnentene betaler. For dette utarbeider vi selvkostkalkyle. Målet er at gebyrinntektene skal gi 100 prosent dekning av kostnadene. Det er tilsvarende umulig å sette den eksakte prisen fra år til år, og retningslinjene for selvkostberegninger (utarbeidet av Kommunal- og moderniseringsdepartementet), er utformet slik at selvkost kan ses over en fem-års periode.
4.4.4.2 Økonomi
Virksomhetsområdet har et mindreforbruk på omtrent 1,3 millioner kroner, som skyldes vakante stillinger og tilførte midler til strøm.
5 Støttetjenestene
5.1 Oppsummering
Støttetjenestene består av tre tjenesteområder - Personal og organisasjon, ledet av kommunalsjef Aina Frankrig, Kommunikasjon og demokrati, ledet av kommunalsjef Tone Haugen og Økonomiavdelingen, ledet at kommunalsjef Lars Vedøy.
5.2 Arbeidsgiver
5.2.1 Sykefravær
Totalt sykefravær for støttetjenestene, inkludert kommunedirektør og kommuneoverlege var i 2022 4,9 prosent, hvorav korttidsfraværet stod for omtrent halvparten. Kommunedirektøren anser det som viktig å jobbe med dette på flere nivå, og jobber derfor blant annet med å se på flere forebyggende tiltak. Samtidig har vi fokus på hvordan vi kan få ansatte tilbake på jobb, delt eller helt der dette er mulig. Tiltakene i dette arbeidet ble redegjort for i administrasjonsutvalget sitt møte 1. desember 2022.
5.3 Støtteområdene
5.3.1 Personal og organisasjon
5.3.1.1 Arbeidsgiver
5.3.1.1.1 Sykefravær
Avdelingen hadde et samlet fravær på 3,5 prosent som i all hovedsak skyldes korttidsfravær. Ut over dette har avdelingen i 2022 hatt høyt nærvær.
5.3.1.1.2 Utfordringer
Som beskrevet i 2021, hadde avdelingen da store utfordringer med turnover sammen med håndtering av pandemi. Vi har nå fått besatt alle stillinger, og den siste medarbeider i HR/ personalrådgiverstillingen begynte sommeren 2022. Vi har brukt tid på onboarding og opplæring av nye medarbeidere. Dette har bidratt til at vi i 2022 til en viss grad har kommet mer tilbake til normal drift og har fått noe kapasitet til å jobbe videre med viktige innsatsområder. Herunder blant annet internkontroll, orden i eget hus, revisjon av rutiner, sykefraværsarbeid, partssamarbeid, retningslinjer og strategier med mer.
5.3.1.2 Økonomi
Personal og organisasjon hadde i 2022 et samlet mindreforbruk på 171 000 kroner Dette skyldes i all hovedsak at avdelingen ikke har brukt penger på annet enn akkurat det helt nødvendige etter at det ble klart hvilken økonomisk situasjon kommunen var i og vi ønsket å bidra til et best mulig resultat for kommunen samlet sett. Vi har gjennomført mindre kurs- og reisevirksomhet, mindre annonsering, mindre bruk av konsulent med mer.
5.3.2 Kommunikasjon og demokrati
5.3.2.1 Arbeidsgiver
5.3.2.1.1 Sykefravær
Kommunikasjon og demokrati (KoD) hadde et samlet sykefravær på 6,6 prosent i 2022. Av dette er 2,4 prosent korttidsfravær.
5.3.2.1.2 Utfordringer
Kommunikasjon og demokrati har “tatt en for laget” og kuttet en stilling som skulle blitt utlyst i 2022. Enheten har de siste årene tatt mye av innsparingene kommunestyret har pålagt administrasjonen. På ti år har KoD blitt redusert fra 17,5 til 12,2 årsverk, en nedbemanning på 27 prosent. Noe av reduksjonen har vært naturlig konsekvens av digitalisering, mens de siste reduksjonene har vært mer krevende og krevd omprioriteringer. Med en så kraftig nedbemanning blir enheten sårbar, fagmiljø blir skrinnere og faren for at ansatte slutter blir større. Arbeidsoppgavene blir ikke færre, det kommer stadig nye krav som skal stettes, særlig innen GDPR, datasikkerhet, universell utforming og innsynsbegjæringer.
5.3.2.2 Økonomi
Kommunikasjon og demokrati hadde ved utgangen av 2022 et mindreforbruk på 1,5 millioner kroner. Mindreforbruket skyldes i all hovedsak vakanser.
5.3.3 Økonomiavdelingen
Økonomiavdelingen leverer kommunens støttetjenester innenfor fagfeltene budsjett, innkjøp, regnskap, eiendomsskatt og kommunale avgifter, kommunalt eierskap og startlån og botilskudd.
5.3.3.1 Arbeidsgiver
Økonomiavdelingen har ved utgangen av 2022 tolv ansatte fordelt på 11,9 årsverk. I tillegg til kommunalsjef økonomi er det to faglederstillinger - én for innkjøp og én for regnskap.
5.3.3.1.1 Sykefravær
Økonomiavdelingen hadde et samlet sykefravær på 6,6 prosent i 2022, hvorav 2,1 prosent var korttidsfravær. En tredel av dette var korttidsfravær.
5.3.3.1.2 Utfordringer
Fagfeltet offentlig økonomi blir stadig mer omfangsrikt og komplisert, og dette setter press på kapasitet og kompetanse i avdelingen. Hovedoppgavene til avdelingen er budsjett, innkjøp, regnskap, eiendomsskatt og kommunale avgifter, samt eierskapsforvaltning. En utfordring å finne en god balanse mellom det å være generalist og spesialist. Eller balansen mellom å være sårbar fordi kompetansen ligger hos enkeltpersoner, eller ineffektiv fordi alle skal gjøre alt.
5.3.3.2 Økonomi
Avdelingen har et betydelig merforbruk i fjor med 1,2 millioner kroner av et totalbudsjett på 9,3 millioner kroner. Merforbruket skyldes i merkostnader i forbindelse retaksering av eiendomsskatt, samt ekstra kostnader til matrikkelføring som en konsekvens av retakseringsprosessen. Retakseringsprosjektet hadde en budsjettramme på 1,5 millioner kroner. I realiteten har kostnaden vært nærmere det dobbelte.
6 Beredskap
Pandemien gikk inn i siste fase på nyåret 2022, de nasjonale smitteverntiltakene ble opphevet og smitten skulle slippes løs på en godt vaksinert befolkning. 23.03.22 ble siste felles pressemelding sendt ut fra de fire kommunene på Nord-Jæren om at covid-samarbeidet ble faset ut.
De fire kommunene ville fra nå av tilpasse beredskapsarbeidet til den nye sitasjonen i egen organisasjon blant annet knyttet med å håndtere høyt sykefravær i skole og barnehage. For Randaberg, som for resten av regionen og nasjonen, var det tøffe måneder med å få driftet de kommunale tjenestene. Presset på helsevesenet var også høyt.
24. februar 2022 invaderte Russland Ukraina. Europa stod overfor en flyktningkrise en måtte tilbake til 2. verdenskrig for å se. Kommunedirektøren samlet hele kriseledelsen 4. mars. Det ble en utfordring for mange engasjerte privatpersoner, at det nasjonale mottaksapparatet ble for sendrektig og derfor ble busser kjørt direkte til kommunene med en forventning å ta imot flyktningene ombord. Kommunene, Randaberg inkludert, ble utfordret på dette, men Randaberg tok raskt en strategisk beslutning om ikke å tilby akuttmottak, men heller satse på bosetting. Våren og forsommeren gikk med på å rigge organisasjonen for å kunne mottatt et stort antall flyktninger fra Ukraina.
Ny kommunedirektør begynte i sin stilling 1. mai og i tillegg gikk mangeårige beredskapsansvarlige av med pensjon sommeren 2022. Dette førte til et stort skifte i beredskapsorganiseringen i kommunen. Ny kommunedirektør ønsket kommunalsjef Kommunikasjon og Demokrati som beredskapsansvarlig og egen beredskapskoordinator i 20% stilling. Denne beredskapsorganiseringen trådte i kraft 1. august.
Beredskapsansvarlig og beredskapskoordinator startet umiddelbart opp med å revidere helhetlig rosanalyse for kommunen, et arbeid som var påbegynt og satt på vent grunnet pandemien. På høsten ble det etablert ressursgruppe for beredskap som består av nøkkelpersoner i organisasjonen som har mye kunnskap om beredskap og samfunnssikkerhet generelt.
7 Rapportering på verbalpunkter/restanseliste
7.1 Kultur, frivillighet og 100 års jubileum
100-års jubileum startet med Vinterugå i januar og fortsatte med flere små og store arrangementer utover vår, sommer og høst. Blant annet Vandreteater, festival på Randabergfjellet, bursdag i Landsbyen, Stavanger symfoniorkester, Tatleshow, Landsbyrevy og Jubileumsforestilling.
Det ble lagt frem egen sak i første politiske møterunde i januar 2023 for hvordan vi planlegger å jobbe innen kultur, idrett, frivillighet og andre aktuelle samarbeidspartnere - med mål om å rigge Randaberg inn i de nye 100 årene.
7.2 Barnehagebruksplan – 30 års perspektiv
Barnehagebruksplan ble behandlet i hovedutvalg for oppvekst og levekårs sak 34/22 den 30. november.
7.3 Vedlikeholdsplan – bevaring av formuen
Vi jobbet systematisk og målrettet for å få underlag til å oppdatere kommunens vedlikeholdsplan 2018-2026. Vedlikeholdsplaner for omtrent halvparten av kommunens formålsbygg, i tillegg til svømmebasseng, er på plass. Vi jobber videre for å utarbeide resterende. Samtidig arbeider vi med å oppdatere og utarbeide vedlikeholdsplaner for kommunens boliger, bofellesskap og andre bygg. Vi forventer å ha en helhetlig og langsiktig vedlikeholdsplan på plass i løpet av 2023. Kartleggingen som er gjennomført så langt, er grunnlaget for Handlings- og økonomiplan 2023-2026.
7.4 Harestad skole oppdatert vedlikeholdsplan opp mot nybygg etc.
Det er utarbeidet enkel vedlikeholdsplan for Harestad skole nr. 7.
Videre arbeid og vurderinger ble satt på vent i påvente av avgjørelse i skolestruktursaken (kommunestyremøte sak 10/23, 9.3.2023).
7.5 Svømmebassengene
Midlene som var avsatt i budsjett for 2022 var vesentlig lavere enn kostnadsestimatet for å oppgradere bassengene til tilfredsstillende standard. Kommunedirektøren vurderer at skolebassengene på Goa og Grødem skoler kan brukes som de er i noen år fremover, gjennom vanlig drift og vedlikehold. Kommunedirektøren foreslår derfor at bassengene brukes, som i dag. Ved utvidelse av Randaberghallen i fremtiden, vurderes om bassengene skal erstattes av nytt opplæringsbasseng, i en helhetlig sak.
7.6 Oppdatert kostnadsanalyse kommunehuset
Det er utarbeidet en enkel vedlikeholdsplan for kommunehuset. Denne viser behov for omfattende utbedringer. I Handlings- og økonomiplan 2023-2026 er det vedtatt at rehabilitering av kommunehuset gjøres i slutten av økonomiperioden, i 2026. Det vil nærmere dette tidspunktet utarbeides oppdaterte kostnadsanalyser og kalkyler.
7.7 NAV–organisering ses i sammenheng
med Randaberg 2030
Kommunedirektøren har satt i gang et arbeid med ny organisering basert på KST-sak 110/19, KST-sak 44/20, KST-sak 57/21 og FSK 07/22.
Vedtak i FSK-sak 07/22:
-
I budsjett for 2019 vedtok kommunestyre: «Hvordan bør Randaberg kommune sin organisasjon se ut i 2030? Kommunestyret ber rådmannen ta et overordna blikk på organisasjonen i et framtidsperspektiv.»
-
I forbindelse med utredning om vertskommunesamarbeid av NAV Randaberg og Sola ba kommunestyret om at kommunedirektøren kommer med forslag til et mottakskontor som mulig tilknyttes helse og velferd, som sikrer hensiktsmessig forvaltning av de kommunale NAV – oppgavene.
-
Formannskapet er opptatt av at Randaberg har et velfungerende lokalt NAV kontor. Før Formannskapet vil gå videre med samarbeidsmodeller med andre kommuner, ber Formannskapet Kommunedirektøren følge opp tidligere budsjettvedtak og fremlegge en sak om hvordan dette kan løses.
I AMU 9. desember i sak 27/22; Organisasjonsutvikling – organisatorisk plassering av NAV, gjorde AMU vedtak om å be Rogaland Revisjon om en foreta et rådgivningsoppdrag med bestilling; Sikre kommunen best mulig beslutningsgrunnlag for valg av fremtidig organisatorisk plassering av NAV.
7.8 Næringsutvikling – New Kaupang etc.
Kommunedirektøren har på bakgrunn av den økonomiske situasjonen i kommunen ikke vurdert dette som aktuelt foreløpig.
7.9 Hent meg-buss
Det er avholdt møte, og opprettet dialog med Kolumbus. På grunn av kapasitetsutfordringer, ble vi ikke ferdige med dette arbeidet i løpet av året. Kommunedirektøren vil jobbe videre med dette, og legge frem politisk sak i løpet av 2023.
8. Planlagte og iverksatte tiltak for å sikre en høy etisk standard
Randaberg kommune bruker et elektronisk kvalitetssystem for samling av rutiner, retningslinjer, veiledere, rapportering av avvik og varsling. I 2022 har kommunen brukt tid på revisjon av varslingsrutinen/ veilederen og de etiske retningslinjene. Disse skal opp til politisk behandling i 2023.
De etiske retningslinjene beskriver verdier, prinsipper og retning for en høy etisk praksis. Folkevalgte og ansatte har et selvstendig ansvar for at egne handlinger er i samsvar med de etiske retningslinjene. Sentrale momenter i forslag til nye etiske retningslinjer og standard er bevissthet knyttet til; åpenhet og dialog, profesjonalitet, interessekonflikter, varsling, gaver og representasjon, arbeidsmiljø, bærekraft, verdier og eiendeler samt bevissthet rundt innkjøp. Alt knyttet til kommunens visjon og verdier.
9. Likestilling mellom kjønnene
Per desember 2022 hadde kommunen 1157 ansatte, 883 av disse hadde fast ansettelsesforhold. Av de ansatte med fast stilling var 83% kvinner og 17% menn. Gjennomsnittslønna i hel stilling var på 523 818kr for kvinner og 539 261kr for menn.
Randaberg kommune jobber gjennom sin rekrutteringspolitikk blant annet for å fremme likestilling og hindre diskriminering. Vi oppfordrer alle kvalifiserte til å søke ledige stillinger hos oss uansett alder, kjønn, funksjonsevne eller etnisk bakgrunn. Personal og organisasjonsavdelingen er godt i gang med å utarbeide en plan for likestillingsredegjørelse til offentlige myndigheter. Dette arbeidet omfatter områdene rekruttering, lønns- og arbeidsvilkår, forfremmelse og utviklingsmuligheter, tilrettelegging, mulighet for å kombinere arbeid og familieliv, hindre trakassering, seksuell trakassering og kjønnsbasert vold. I denne prosessen vil vi undersøke og kartlegge, analysere funn/ årsaker, for deretter å iverksette tiltak og vurdere resultatene av disse.
Heltid og deltid
Av de 883 fast ansatte i Randaberg kommune, jobber 62% heltid og 38% deltid. Randaberg kommune gjennomførte i 2022 en undersøkelse i forbindelse med arbeidet knyttet til økt heltidskultur. I denne undersøkelsen spurte vi blant annet om frivillig og ufrivillig deltid. Undersøkelsen ble sendt til alle ansatte med mindre enn 100% stilling. Av de som svarte sa litt over halvparten at de jobbet frivillig deltid, og resterende at de ønsket seg høyere stilling. De fleste av de som jobbet frivillig deltid begrunnet dette med at de jobbet deltid kombinert med studier, at de hadde helsemessige utfordringer eller var delvis uføre, familiesituasjon og ønske om tid til andre ting, eller at de har deltid hos oss som ekstraarbeid.